Работа представляет собой организационно-управленческий  анализ организации, которую студент выбирает самостоятельно. Работа состоит из нескольких разделов и выполняется БЕЗ РАЗДЕЛЕНИЯ НА ВАРИАНТЫ. Работы отличаются тем, что студенты выбирают разные организации (предприятия)  в качестве объекта исследования. У каждого студента в работе должны быть освещены все разделы без исключения.

Ответы должны быть краткими, но раскрывающими суть вопроса.

Работа должна представлять собой сплошной текст, а не нумерованный перечень ответов на вопросы. При этом в тексте работы должны быть раскрыты все заданные вопросы.

Структура работы должна строго соответствовать разделам в методических указаниях.

1. Организация как объект управления

Можно выделить ряд признаков, отражающих понятие «организация». Во-первых, организация - это объединение людей. Во-вторых, организация создается и существует для достижения общей цели, объединяющей людей для реализации определенных потребностей и интересов. В-третьих, необходимое условие достижения общих целей - совместная деятельность, которая осуществляется в различных формах взаимодействия. В-четвертых, организация имеет определенные границы, позволяющие ей существовать автономно от других формирований подобного рода, не позволяющих ей рассеяться в окружающей среде. Границы определяются видами деятельности, численностью работающих, производственной площадью, территорией, ресурсами и т.п. Обычно они закрепляются в таких регламентах, как устав, учредительный договор, положение. Организации, действующие на основе законодательства, официально зарегистрированные называются формальными организациями, а те которые осуществляют свою деятельность вне рамок законодательства, относятся к неформальным.

В качестве объекта исследования в рамках самостоятельной работы может быть выбрана любая формальная хозяйственная организация, производящая товары или услуги.

Вопросы

1. На основании какого регламента действует организация?

2. К какому типу относится организация в соответствии с Российским законодательством (муниципальное предприятие, товарищество и т.д.)?

3. Какова численность организации?

4. Какие товары (услуги) производит организация?

Примечание. Если организация производит разнообразные товары (услуги), то в качестве объекта организационного анализа может быть выбрана часть организации. Например, организация оказывает образовательные услуги, занимается куплей продажей товаров народного потребления, операциями с ценными бумагами, оказанием аудиторских услуг и т.д.

2. Ресурсы и средства организации

Любая организация  преобразует пять видов ресурсов для достижения результатов, которыми являются продукция или услуги: капитал, материалы, технология,  люди, информация.

Финансовые средства - те средства, на которые существует организация. Источники: бюджетные ассигнования,  частный капитал, банковские кредиты, собственные средства производства и др.

Материалы - средства производства (то из чего изготавливают конечный продукт).

Технология - сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах информации или людях. Другими словами, "машины, оборудование, сырье, конечно, можно рассматривать как компоненты технологии, но наиболее значимым компонентом несомненно является процесс, с помощью которого исходные материалы преобразуются в желаемый на выходе продукт. По сути, технология представляет способ, который позволяет осуществить такое преобразование."

В производственных организациях существуют следующие виды технологий.

1. Изготовления под определенный заказ: (уникальное медицинское оборудование, космические корабли, некоторые виды военной техники, гоночные машины). Они в свою очередь могут быть:  единичными,  мелкосерийными,  индивидуальными.

2. Массовые или крупносерийные (почти все потребительские товары)

3. Непрерывные (сталелитейное и медеплавильное производства, переработка нефти, электростанции).

Люди. Говоря о людских ресурсах, следует отметить, что люди индивидуальны и имеют разные способности, одаренности, восприятия, ценности, ожидания.

Поэтому для достижения целей организации необходимо направлять поведение работников, используя людей, имеющих черты, желательные для выполнения данной задачи и одновременно необходимо создавать рабочую среду, которая способствовала бы поддержанию этих черт.

Информация. Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования. Информация, относящаяся к исследованию рынка, помогает определить наиболее перспективный вид продукции.

Общение с рабочими дает  информацию, которая необходима для качественного выполнения поставленной задачи. Скорость и объем реализации продукции позволяет руководству решать, насколько успешно действует компания на пути достижения  желаемых результатов. Осознание важности информации как вида ресурсов является основной причиной того, что фирмы по обработке информации, такие как «Apple» и «IBM», росли столь стремительно. Информация приобретается и распространяется в процессе коммуникации.

Вопросы

1. Каковы источники капитала вашей организации (размер капитала указывать не обязательно)

2. Какие материалы использует организация? Какова специфика этих материалов (возобновимы, уникальны по своим свойствам и т.д.)?

3. Какого типа технология применяется для изготовления конечного продукта (услуги)?

4. Какие черты людей наиболее желательны для выполнения задач организации?

5. Какую информацию организация получает из внешней среды и какую направляет во внешнюю среду?

3. Миссия и цели организации

Миссия - основная общая цель организации, смысл ее существования.

Центральным моментом миссии является ответ на вопрос: какова главная цель организации? На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности потребителей (покупателей производимой продукции), причем не только в настоящее время, но и в перспективе.

Примеры формулировок миссии.

Коммерческий банк. Содействие становлению и развитию среднего и малого бизнеса в России путем предоставления широкого спектра банковских услуг, высокого качества обслуживания клиентов и эффективного развития с учетом интересов акционеров, клиентов и сотрудников.

Государственное предприятие, опытно-конструкторское бюро. Наша деятельность направлена на сохранение и развитие научно-технического потенциала отрасли, поддержание высокого уровня разработок, создание новых рабочих мест и культуры производства, сохраняющей и защищающей окружающую среду.

Компания, производящая оборудование для офисов. Наша цель - это решение проблем. Мы помогаем решать административные, научные и человеческие проблемы, создавая комфорт и заботясь об условиях вашего труда.

Цели. В организации - это конкретные конечные состояния или искомые результаты, которые хотела бы добиться группа, работая вместе. Формальные организации определяют цели через процесс планирования. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации.

Цели должны иметь следующие характеристики.

1. Они должны быть конкретными и измеримыми. Не всякую цель можно измерить прямым способом , поэтому надо находить косвенные методы.

При измерении цели необходимо давать ответы на следующие вопросы.

1). Что измеряется?

2). Каков способ измерения?

3). С какой точностью нужно измерять?

4). Какова надежность этих измерений?

5). Каковы затраты на измерение?

2. Цели должны быть ориентированы во времени. Необходимо определить какие цели и когда должны быть достигнуты: 

а) краткосрочные (до 1 года); 

б) долгосрочные (на 5 лет); 

в) среднесрочные (2-3 года)?

3. Цели должны быть достижимыми. Цель ставится с учетом возможностей организации и внешних факторов.

У современных организаций редко бывает одна цель, чтобы выжить организации должны иметь несколько целей. Посредством дерева целей описывается их упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по следующим правилам:

- общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;

- при развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из того, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;

- при формулировке целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, но не способы их получения;

- подцели разного уровня должны быть независимы друг от друга и невыводимыми друг из друга.

Фундамент дерева целей должен составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки.

Количество уровней декомпозиции зависит от масштабов и сложности поставленных целей, от принятой в организации структуры, от иерархического построения ее менеджмента.

Задания

1. Сформулируйте миссию организации.

2. Изобразите графически «дерево целей» организации. Следите, чтобы формулировка целей соответствовала указанным требованиям.    

4. Внешняя среда организации

Оценка внешней среды необходима для того , чтобы выявить какие факторы представляют угрозу  и какие благоприятны для достижения целей организации.

Угрозы и возможности,  с которыми сталкивается организация,  можно выделить в 7 областей (наиболее общих):

1. Экономические факторы (здесь рассматривают темпы инфляции, уровень занятости, платежеспособность предприятия, стабильность денежной единицы, налоговую ставку и т.д.).

2. Политические (анализируются отношения политиков к предпринимательской деятельности, к некоммерческим организациям, соглашения по тарифам и торговле между странами, нормативные акты местных органов власти и центрального правительства, кредитная политика местных властей, ограничения на получение ссуд и наем рабочей силы и т.д.).

3. Рыночные факторы (исследуют демографические условия, уровень доходов населения и их распределение, жизненный цикл изделия, уровень конкуренции в отрасли, долю рынка,  занимаемую организацией и т.д.).

4. Технологические (изменение технологии за пределами организации, изменение конструкционных материалов, применение вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, изменения в технологии сбора, обработки и передачи информации). Анализ технологической внешней среды особенно важен потому, что изменения в ней могут поставить организацию в безнадежное положение в условиях конкуренции.

5. Международные (изменение валютного курса, изменение политики других стран, предусматривающее усилия по защите или расширению национального рынка).

6. Факторы конкуренции (любая организация должна изучать своих реальных и потенциальных конкурентов).

При изучении конкурента необходимо ответить на вопросы.

- удовлетворен ли конкурент своим настоящим положением,

- какие вероятные изменения произойдут в стратегии конкурента в будущем,

- в чем уязвимость конкурента,

- какие действия данной организации могут спровоцировать эффективные действия конкурента.

7. Факторы социального поведения (меняющиеся  ценности, установки, отношения, ожидания и нравы общества).

Обратите внимание на то, что в данном разделе анализируется внешняя среда организации, поэтому под возможностями здесь рассматриваются возможности, предоставляемые внешней средой (например, неудовлетовренный спрос на рынке), а не возможные действия организации (например, увеличение объема сбыта).

Задание

Составьте перечень внешних опасностей и возможностей, с которыми сталкивается организация. Для наглядности и облегчения работы все факторы можно разместить в два столбца: один - факторы возможностей, другой - факторы угроз, расположите по степени убывания значимости.

5. Внутренняя среда организации

В этом разделе необходимо оценить, обладает ли организация внутренними силами, чтобы воспользоваться внешними возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие проблемы, связанные с внешними опасностями. Метод, при помощи которого осуществляется диагноз внутренних проблем, называется управленческим обследованием.

Для  анализа сильных и слабых сторон организации чаще всего исследуют пять функциональных зон: маркетинг, финансы (бухгалтерский учет), производство, персонал, организационную культуру и имидж организации.

При анализе функций маркетинга выделяются семь важнейших элементов исследования.

1. Доля рынка и конкурентоспособность. Это один из основных показателей, характеризующих успешную деятельность организации, т.к. есть определенная зависимость между долей рынка организации и эффективностью ее работы (прибыльностью).

2. Разнообразие и качество ассортимента. Этот элемент во многом определяет устойчивость организации.

3. Рыночная демография. Это сложная задача исследования изменений на рынке и в структуре клиентов. Еще больше осложняет ее социальное расслоение общества, изменение уровня доходов и изменение общественных ценностей.

4. Рыночные исследования и разработки. Для поддержания постоянной конкурентоспособности организации необходимо вести широкие исследования и разработки новых товаров и услуг, а также новых рынков.

5. Предпродажное и послепродажное обслуживание клиентов. Такие услуги способствуют большему количеству продаж, формируют и сохраняют лояльность покупателей к фирме, позволяет устанавливать повышенные продажные цены.

6. Сбыт, реклама и продвижение товара. Организация может рассчитывать на успех на рынке только в том случае, если она имеет активных и компетентных сбытовиков, агрессивную, творчески организованную рекламу и продвижение товаров и услуг.

7. Прибыль. Это обобщающий показатель эффективности  деятельности коммерческой организации. Некоммерческие  организации первостепенное значение придают эффективности своих операций.

Финансы (бухгалтерский учет). Детальный анализ финансового состояния организации помогает выявить уже имеющиеся и потенциальные слабости организации (выявляются методом финансовой ревизии).

Производство. При анализе производства необходимо получить ответ на некоторые ключевые вопросы.

1. Может ли организация производить  товары и услуги по более низким ценам, чем конкурент? Если нет, то почему?

2. Какой доступ она имеет к новым материалам? Зависит ли она от единственного  поставщика или у нее есть выбор?

3. Является ли  оборудование фирмы современным? Хорошо ли оно обслуживается?

4. Подвержена ли  продукция организации сезонным колебаниям спроса?

5. Какая величина материальных запасов необходима организации?

6. Насколько эффективно спроектирован процесс производства? Можно ли его улучшить?

7. Рассчитана ли система закупок на снижение материальных запасов и ускорение реализации продукции?

8. Может ли организация обслуживать те рынки, которые не могут обслуживать ее конкуренты?

Персонал (людские ресурсы).

Чтобы выявить проблемы, связанные с человеческими ресурсами, необходимо ответить на следующие вопросы.

1. Какого типа  сотрудники работают в вашей организации в настоящее время? Что от них потребуется в будущем (речь идет о ценностях)?

2. Какова компетентность и подготовка высшего руководства организации?

3. Имеется ли в организации эффективная система вознаграждения?

4. Спланирован ли порядок преемственности руководящих должностей?

5. Эффективна ли система подготовки и повышения квалификации руководящих работников?

6. Можно ли улучшить работу организации, привлекая рядовых работников к участию в управлении?

Организационная культура и имидж организации.

Культура организации отражает преобладающие в ней модели поведения, обычаи, нравы и ожидания. Руководство использует эту культуру для привлечения работников определенного типа и для стимулирования определенных типов поведения.

Задания.  Определить:

1. Функциональные зоны, которые требуют немедленного вмешательства. Почему они требуют вмешательства?

2. Зоны, которые могут подождать. Почему они могут подождать?

3. Зоны, на которые можно опираться, чтобы использовать возможности, имеющиеся во внешней среде. В чем их сила?

6. Структура управления организацией

Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся  между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. Элементами структуры являются отдельные работники, службы и другие звенья аппарата управления, а отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи - это связи подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности управления, т.е. при наличии нескольких уровней управления. Кроме того, связи в структуре управления могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между так называемыми линейными руководителями, т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

Задание

 Изобразить схему структуры управления организацией.

Вопросы

1. К какому типу относится данная структура?.

2. Какие принципы нарушаются в данной структуре?

3. В чем заключаются достоинства и недостатки данной структуры?

4. Какие трудности в работе организации вызывает существующая структура?

7. Мотивация в организации

Мотивация – это процесс стимулирования кого-либо к деятельности, направленной на достижение целей организации. Мотивация необходима для продуктивного выполнения принятых решений и намеченных работ.

Современные теории мотивации основаны на результатах психологических исследований. Они делают упор на определение перечня и структуры потребностей людей.

Потребности – это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающие побуждение к действию. Первичные потребности заложены генетически, а вторичные вырабатываются в ходе познания и обретения жизненного опыта.

Потребности можно удовлетворять вознаграждением. Вознаграждение – это то, что человек считает ценным для себя. Менеджеры используют внешние вознаграждения  (денежные выплаты, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения (чувство успеха при достижении целей), получаемые посредством самой работы.

Задание

Изучить систему мотивации в организации.

Вопросы

1. Опишите действующую систему мотивации в организации.

2. По каким основным направлениям можно совершенствовать систему мотивации в Вашей организации?

8. Система контроля в организации

Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут серьезными, и может так же использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Предварительный контроль реализуется в форме определения политики, процедур и правил. Он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется, после того, как работа закончена или истекло отведенное на нее время.

Выделяется три этапа процесса контроля: установка стандартов, определение масштаба допустимых отклонений, измерение результатов.

Контроль является эффективным,   если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Задание

Классифицировать систему контроля в организации и предложить пути ее совершенствования.

Вопросы

1. Раскройте суть системы контроля в организации. По каким направлениям осуществляется контроль в организации, и какие показатели используются для контроля?

2. Как можно усовершенствовать систему контроля в организации?

3. Определить пути упрощения системы контроля.

9. Власть и лидерство

 Лидерство, способность влиять на других таким образом, чтобы они работали на достижение целей, необходимо для эффективного управления. Чтобы руководить, необходима власть.

Власть, способность влиять на поведение людей необходимы для эффективности организации, потому что руководители зависят от людей, над которыми у них нет прямой власти, или есть, но очень слабая.

Основные типы власти — это принуждение, вознаграждение, компетенция, пример и традиции. Руководитель может также влиять через разумную веру, вовлечение в принятие решений и убеждение.

Эффективность какого-то типа власти зависит от того, считает ли исполнитель, что руководитель может удовлетворить или не удовлетворить его активную потребность, и от ситуации. Поэтому у каждого метода есть плюсы и минусы, и никто не способен руководить людьми во всех ситуациях.

Власть, основанная на принуждении, влияние через страх эффективны только при условии, что они подкрепляются отличной системой контроля, которая, как правило, требует больших затрат.

Власть, основанная на вознаграждении, влияние через действия положительного характера более предпочтительны, чем страх, потому что они дают положительные стимулы для более качественного выполнения работы. Иногда трудно определить, какая награда будет иметь эффект.

Традиционная или законная власть, влияние через привитые культурой ценности — самый распространенный тип власти. Кажется, что эффективность традиции исчезает из-за меняющихся ценностей.

Харизма, влияние силой примера — вот что люди ассоциируют с динамичными лидерами. Исполнитель отождествляет себя с руководителем или испытывает к нему сильную симпатию и слепо верит в его способности.

Экспертная власть, влияние через разумную веру распространяется все больше и становится эффективной благодаря возрастающей сложности технологии и размера организаций.

Из-за меняющихся социальных ценностей руководители организаций считают убеждение и участие самыми эффективными средствами влияния на тех, кто не занимает управленческих должностей, коллег, и на тех, кто не является членом организации. Хотя эти методы действуют более медленно и менее определенно, чем другие, они, по-видимому, способствуют увеличению эффективности организации, когда исполнитель мотивирован потребностями более высокого уровня, особенно если задача неструктурированна и требует творческого подхода.

Влияние будет самым сильным, когда исполнитель очень высоко ценит ту потребность, к которой апеллирует руководитель, считает удовлетворение или неудовлетворение потребности определенным результатом подчинения или неподчинения, и думает, что существует большая вероятность, что его усилие оправдает ожидания руководителя.

Задание

Классифицировать систему власти и лидерства в организации и предложить пути их совершенствования.

Вопросы

1. В чем различие между управлением и лидерством?

2. Какой стиль руководства характерен для руководителя организации? Каковы ценности руководителя?

3. Какие методы управления использует руководитель в работе с подчиненными?

4. На чем основана власть в организации? Подтвердите сказанное  примерами

5. Как стиль руководства влияет на работу сотрудников  и отношения в организации?

6. Какие изменения в стиле и  методах руководства смогли бы повысить эффективность работы организации?

10. Управление трудовыми ресурсами

Тремя этапами планирования трудовых ресурсов являются оценка наличия, оценки будущих потребностей и разработка программ их развития.

Для разработки программы по развитию трудовых ресурсов необходимо выработать конкретный график работ и определить, какие действия требуются для того, чтобы привлечь, нанять, обучить людей и организовать их продвижение по службе.

Набор заключается в создании резерва кандидатов на рабочие места за счет внешних или внутренних источников. Наиболее общей проблемой при этом является появление у людей необоснованных ожиданий.

Основными методами отбора являются испытания, собеседования и организация центров оценки, в которых применяются методы моделирования. Последние доказали свою эффективность, но, к сожалению, являются дорогостоящим мероприятием. Собеседования используются очень широко, но тут есть целый ряд проблем. Структурированные собеседования дают более точные результаты.

Развитие работника необходимо начинать с момента его вступления в организацию путем официальной ориентации и представления коллективу. Оценка результатов трудовой деятельности работника выполняет административные, информационные и мотивационные функции. Исследования показывают, что руководитель должен создать при этом атмосферу взаимопонимания. Оценка должна даваться достаточно часто, но при этом не следует обсуждать вопросы зарплаты и исполнения работ одновременно. МакГрегор советует концентрировать основное внимание на результатах и взаимно согласованных целях.

Подготовка кадров заключается в обучении их трудовым навыкам, необходимым для качественного выполнения работы. Развитие кадров предусматривает подготовку работника к будущей должности. Для эффективности обучения нужно, чтобы люди были заинтересованы в нем. Необходимо создать благоприятную для обучения атмосферу, сложные навыки должны отрабатываться последовательными частями, с соответствующим закреплением, учащиеся должны чувствовать ответную реакцию на результаты их учебы. Подготовку управленческих кадров можно осуществлять путем организации различных курсов, семинаров или ротации кадров.

Совершенствование организации и условий труда предусматривает повышение внутренней удовлетворенности работой путем расширения круга решаемых задач, предоставления большей самостоятельности, более сильной реакции на результаты труда, либо создания условий для пробы работником своих сил. Реорганизация условий труда приводит к успеху, но она подходит лишь для определенных людей и в определенных условиях. Особенно трудно ее реализовать в условиях жесткой технологии. Реорганизация может оказаться неудачной, если руководство не определит вначале, положительно ли относятся к ней работники организации.

Качество трудовой жизни можно повысить путем изменения любых переменных, влияющих на людей. Представляется, что соответствующая комбинация денежного вознаграждения и дополнительных льгот, которую позволяет успешно осуществить система выбора льгот по принципу «самообслуживания в кафетерии», повышает чувство удовлетворенности работой и снижает количество прогулов и текучесть кадров.

Задание

Классифицировать систему подготовки кадров и управления трудовыми ресурсами в организации и предложить пути их совершенствования.

Вопросы

1. Какова система формирования трудовых ресурсов в организации?

2. Какова система развития трудовых ресурсов в организации?

3. Каким образом происходит оценка деятельности сотрудников?

4. Каким образом происходит продвижение по службе в организации?

5. Какие изменения требуются организации в сфере формирования и развития трудовых ресурсов?

6. Каковы условия труда и качество трудовой жизни в организации. Как их можно улучшить?

11. Управление конфликтами в организации

Под конфликтами понимают столкновение противоположно направленных мнений. В настоящее время считается, что многие конфликты не только допустимы, но и желательны. Они позволяют выявить скрытие проблемы, ведут к перестройке отношений и структур, а также стимулируют активность людей.

В тоже время любой конфликт часто сопровождается переживаниями, напряжением. И для того, чтобы снизить остроту и частоту появления деструктивных конфликтов, снизить отрицательные проявления конфликтов их нужно не подавлять, а регулировать.

Для эффективного управления конфликтами следует выявить причину конфликта, тип конфликта, знать стадию развития конфликта, а также учитывать личностные характеристики участников конфликта.

Основными стратегиями преодоления конфликта являются: уход от конфликта, приспособление, силовое решение, компромисс, разрешение конфликта. Наиболее эффективной стратегией является разрешение конфликта, поскольку нацелена на исчезновение проблемы, а также изменения отношений между людьми за счет превращения оппонентов в партнеров.

Задание

Классифицировать конфликты в организации и изучить систему управления конфликтами.

Вопросы

1. Какие виды конфликтов наиболее распространены в организации?

2. Имеются ли в организации конструктивные конфликты?

3. Каким образом происходит преодоление конфликтов? Какие стратегии преодоления конфликтов используются в организации?

4. Какое участие в регулировании конфликтов принимают руководители?

5. Какие изменения в организации позволят снизить уровень конфликтности в организации?