Общие требования к выполнению контрольной работы

Контрольная работа предназначена для выработки навыков составления документов и систематизации знаний по вопросам организации работы с документами. Контрольная работа состоит из двух заданий.

Задание №1 Составление управленческих документов

Задание: используя модели-образцы управленческих документов, составить кон­кретные управленческие документы (их перечень указан ниже):

•  Постановление органа государственной власти или местного самоуправления по вопросам основной деятельности;

•  протокол работы постоянно действующего коллегиального органа;

•  инициативное письмо и письмо-ответ на него;

•  докладная записка.

Методика выполнения задания:

Студент находит реальные документы изданные органами государственной власти или местного самоуправления. Он осуществляет анализ правильности составления реквизитов документа и его текста, основываясь на следующих источниках:

1. Правилах, изложенных в типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция утверждена приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536.

2. В ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Далее студент составляет свой вариант документа, внося в исходный документ соответствующие изменения. При этом особое внимание необходимо обратить на отражение  в документе всех, без исключения, сведений, приведенных в модели-образце документа соответствующего вида.

Студент предъявляет преподавателю следующие результаты выполнения контрольной работы по первому заданию:

1. Копии всех исходных документов, анализ которых осуществлял студент.

2.Документы составленные студентом по результатам анализа.

Студент сдает на кафедру либо твердую копию всех выше перечисленных документов, либо диск с результатами работы. При этом исходные документы на диске должны быть представлены в виде отсканированных с реальных документов копий.

Задание №2 Подготовка реферата

Задание: подготовить реферат по одной из предложенных тем.

Темы рефератов:

А–В

Тема 1. Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия, производимые с ними

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: этапы жизненного цикла для внешних и внутренних документов; предметные действия, производимые с управленческими документами на различных этапах их жизненного цикла, и их сущность; набор базовых операций, производимых с управленческими документами; связь базовых операций с этапами жизненного цикла управленческого документа и предметными действиями; технология работы с документами.

Г–Е

Тема 2. Организация постоянного хранения и поиска управленческих документов, выполненных на бумажной основе. Номенклатура дел

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: группировка управленческих документов; понятие дела, его назначение и состав; правила формирования дел; понятие о номенклатуре дел; виды и состав номенклатуры дел. Определение индекса дела; определение срока хранения дела; правила разработки и ведения номенклатуры дел; оформление но­менклатуры дел; поиск управленческих документов при использовании номенклатуры дел.

Ж–И

Тема 3. Организация оперативного хранения и поиска документов на этапе его исполнения

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: маршрутизация движения документов; маршрутные карты; отслеживание движения документов на маршруте; учет движения документов; отличительные особенности оперативного хранения документов выполненных на различной материальной основе.

К–Л

Тема 4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: регистрационный индекс документа; струк­тура регистрационного индекса, правила его об­разования и нанесения; формы регистрации документов, их виды и назначения; журнальная форма регистрации; регистрационно-контрольные карточки.

М–Н

Тема 5. Контроль исполнения документов

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: контроль исполнения управленческих документов, его виды и значение; виды и типовые сроки исполнения управленческих документов; организация контроля исполнения документов; этапы контроля исполнения документов, их со­держание.

О–П

Тема 6. Экспертиза ценности документа

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: понятие экспертизы ценности документов; критерии определения ценности документа; этапы проведения экспертизы; составы и функции экспертных комиссий; организация и правила проведения экспертизы. Исполь­зование Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2002 для определения сроков хранения документов.

Р–С

Тема 7. Управление документационным обеспечением деятельности организации

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: содержание управленческих функций и виды работ в документационном обеспечении управления организацией; виды организационных структур в документационном обеспечении управления организацией в зависимости от документооборота; основные задачи службы документационного обеспечения управления; организа­ционная структура службы; функции, выполняемые структурными подразделениями службы; состав руководителей и специалистов служ­бы; функции секретарей и помощников руко­водителей. Организация труда работников службы и их рабочих мест. Укрупненные нормативы вре­мени по делопроизводственному обслуживанию.

Т–У

Тема 8. Архивное дело в России

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: Понятие архива. Архивный документ. Виды архивов. Определение и структура архивного фонда России, архивного фонда организации. Ф–Ц

Тема 9. Подготовка документов к хранению и передача документов в архив

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: подготовка документов к помещению в архив; оформление дел для архивного хранения документов; порядок приема документов в ведомственный архив и передачи дел на государственное хранение.

Ч–Щ

Тема 10. Системы управления документами

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: принципы построения компьютерных систем управления документами; обзор компьютерных систем управления документами.

В соответствии с буквой алфавита, на которую начинается имя студента, выбирается система управления документами.

Э-Я

Тема 13. Электронный документ

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: понятие электронного документа, достоинства и недостатки применения электронных документов; понятие электронно-цифровой подписи, этапы ее становления в РФ; способы защиты ЭЦП; применение ЭЦП в органах власти.

Методика выполнения задания по подготовке реферата:

Выбирается тема реферата в соответствии с буквой алфавита, на которую начинается фамилия студента.

Подбирается литература, нормативные документы, необходимые для раскрытия выбранной темы реферата.

Реферат выполняется в соответствии со следующими требованиями. Структура работа должна содержать оглавление, введение, основную часть, заключение, список использованной литературы, приложения (при наличии прилагаемых материалов). Оглавление и структура работы должны полностью соответствовать содержанию краткой аннотации темы. Количество цитируемых источников – не менее 5. Источники кроме нормативно – технической и нормативно правовой  документации должны быть датированы не позднее, чем 20013 годом. Обязательно наличие в тексте реферата ссылок на используемую литературу. В работе необходимо не просто ограничиться изложением теоретического материала по выбранной теме, но и выделить актуальные проблемы рассматриваемого вопроса. Материалы реферата должны основываться на опыте организации работы с документами в органах государственной власти и местного самоуправления.

Защита реферата осуществляется на практическом занятии.