5.1. Понятие и содержание функций контроля и регулирования

Функции контроля в управлении рассматриваются как процесс, при помощи которого руководство предприятия получает информацию о действительном состоянии дела по выполнению плана, о ходе решения задач.

Содержание функции контроля зависит от вида контроля.

Контроль различают: предварительный (опережающий), текущий (оперативный), заключительный(результирующий) (рис. 5.1).

Рис. 5.1 Виды контроля

Для контроля необходима организационная структура. Соотнесение прав и ответственности за выполнение конкретных работ возможно построением иерархии управления. Необходимо, чтобы система контроля была соизмерима с организационной структурой, что включает следующее:

• непосредственное подчинение органа контроля руководству предприятия (руководителю);
• административную независимость контрольной службы;
• контрольная информация от объектов контроля поступает непосредственно в орган контроля, минуя промежуточные звенья.

5.2. Содержание процесса контроля

Процесс контроля включает этапы, представленные на (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Этапы процесса контроля

5.3. Характеристики эффективного контроля

Смысл контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели.

1.    Соответствие делу. 
Контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

2.    Своевременность контроля.
Она заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

Например, магазину розничной торговли может понадобиться:

o   инвентаризация товаров – один раз в квартал;

o   объем продаж – ежедневно, чтобы внести деньги в банк и проконтролировать поток наличности;

o   розничному торговцу необходимо определять почасовой объем продаж.

3.    Гибкость контроля.
Контроль должны приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов могут вызвать серьезные изменения в системе контроля. Например, неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный необходимостью адаптации к недавно принятому законодательству. До тех пор, пока он не будет встроен в систему контроля фирмы, система контроля не сможет отслеживать производственные издержки.

4.    Простота контроля.
Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что если система контроля слишком сложна и люди ее не понимают и не поддерживают, такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, к потере контроля над ситуацией. Существует много примеров организаций, затративших большие средства на разработку изощренных методов контроля, которые, однако, никогда не применялись, потому что были чересчур сложны для людей, призванных их применять.

5.    Экономичность контроля.
Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения цели, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, является еще одним синонимом потери контроля. Например, груз не очень ценный – следует оприходовать всю поставку и смириться с хищениями, чем проверять каждый ящик.

6.    Использование ИУС в контроле. 
ИУС - информационно- управляющие системы. Это формальная система, снабжающая руководящих работников информацией, необходимой для принятия решений. Эффективная ИУС дает руководителю информацию только того типа и качества, которая ему необходима. Компьютерная революция привела к существенным изменениям в обработке информации в организациях и позволила:

o   рано обнаруживать расхождения в плановых и фактических результатах;

o   вносить коррективы;

o   использовать большие объемы информации.

Например, супермаркет может получать ежедневно, еженедельно, ежеквартально годовую информацию о том, какие виды товаров продаются, по какой цене, в каких количествах, что нужно перезаказать.

Контрольные вопросы и задания

1.    Приведите понятие функции контроля

2.    Раскройте содержание контура обратной связи управленческого воздействия по функции контроля

3.    Предложите классификацию видов контроля

4.    Раскройте содержание предварительного вида контроля

5.    Раскройте содержание текущего вида контроля

6.    Раскройте содержание заключительного вида контроля

7.    В чем заключается процесс контроля?

8.    Каковы поведенческие аспекты контроля?

9.    Какой контроль является эффективным?