Вопросы:

1. Организация документооборота.

2. Хранение документов, составление номенклатуры дел.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.). Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Все документы организации делятся на 3 документопотока:

·       Входящие (поступающие) документы

·       Исходящие (отправляемые) документы

·       Внутренние документы

К входящим документам относятся:

1.              Документы органов власти и управления и документы вышестоящих организаций: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, письма, телеграммы, телефонограммы;

2.              Документы из подведомственных (подчиненных) организаций: отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, письма, докладные записки, акты;

3.              Документы различных организаций: договоры, письма (рекламные, информационные, запросы и др.);

4.              Обращения граждан: предложения, заявления, жалобы, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает в себя:

·                 прием и первичную обработку документов;

·                 предварительное рассмотрение и распределение документов;

·                 регистрацию;

·                 рассмотрение документов руководством;

·                 передачу на исполнение.

По способу доставки документы могут быть

·       Получены по почте

·       Переданы по телеграфу

·       Доставлены курьером

·       Доставлены посетителем

·       Переданы по электронной почте

·       Переданы по факсу

Прием и первичная обработка документов осуществляются службой делопроизводства (канцелярией) – в организациях, где поступает большое кол-во документов; секретарем – в небольших организациях; экспедицией (создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов) – в крупных организациях.

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции — проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению сотрудник канцелярии или секретарь распределяет корреспонденцию между руководством организации и структурными подразделениями; проставляет отметку о поступлении.

При вскрытии корреспонденции необходимо сохранять конверты в случаях:

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

если на документе вообще отсутствует дата;

если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта.

Цель предварительного распределения документов — освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов, так как часть их передается руководству структурных подразделений и специалистам, минуя кабинет руководителя.

Документы с грифом "лично” или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Запись в учетных формах (журналах, карточках, специальных программах на ПК и др.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Руководитель организации или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должны дать четкие и конкретные указания по его исполнению. Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса.

Если документ проходит ряд инстанций на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

Документ с резолюцией возвращается в канцелярию, резолюция переносится в регистрационную форму.

Вся почта должна быть рассмотрена в день регистрации, чтобы не было задержек в исполнении документов. Документ с резолюцией руководителя должен быть передан исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. В экстренных случаях он может быть передан из канцелярии непосредственно исполнителю, если руководитель отсутствует, а документ требует немедленного исполнения, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или снимают ксерокопии для всех лиц, указанных в резолюции. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

К исходящим документам относятся

·                 Документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение.

·                 Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.).

·                 В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы.

Обработка исходящих документов включает в себя:

·                 составление чернового документа;

·                 подготовку проекта документа;

·                 визирование проекта документа;

·                 удостоверение документа;

·                 отправку документа.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

Почти всю работу по подготовке исходящего документа (составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование)) осуществляет исполнитель. Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов. Документ передается для подписания соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря руководителя.

Проект документа – документ, составленный на бланке организации в соответствии с требованиями, установленными в РФ, на котором отсутствуют удостоверяющие реквизиты (подпись, дата подписания, исходящий регистрационный номер, при необходимости — гриф утверждения, печать).

Процедура согласования проекта документа с руководителем. Руководитель, ознакомившись с проектом, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки (на листе согласования, который прилагается к проекту документа) и передать его на доработку.

Включает в себя:

·                 подписание,

·                 утверждение,

·                 проставление печати, даты подписания,

·                 регистрационного номера

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

1.              сортировку;

2.              вложение в конверты;

3.              адресование;

4.              сдачу в отделение связи.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны  и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня

К внутренним документам относятся

·                 распорядительные документы,

·                 докладные и объяснительные записки,

·                 протоколы,

·                 акты.

Обработка внутренних документов

- на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование, удостоверение , регистрация);

- на этапе исполнения – путь входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение)

Организация приема и передачи документов.

Передача входящих, исходящих и внутренних документов может осуществляться:

·                 курьерской связью;

·                 секретарями;

·                 с помощью технических средств.

·                 Для организаций, структурные подразделения которых находятся в разных зданиях или районах города или имеют значительное количество структурных подразделений в многоэтажном здании, рекомендуется организация доставки документов курьерами.

·                 В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

·                 Через факсы и электронной почты, благодаря которым документ может быть оперативно отправлен и получен везде, где есть телефонная розетка или допуск в Интернет.

·                 Передача или рассылка информации через ПК с помощью локальной сети.

Все документы должны передаваться с отметками в соответствующих регистрационных формах. При передаче документа внутри структурного подразделения или из одного в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

Учет объема документооборота

Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период (год, квартал, месяц).

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя

Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения учитываются отдельно.

Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, знаменатель — количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции.

Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки.

Каждый документ учитывается один раз.