Вопросы:

1. Место делопроизводства в системах управления. Значение рациональной организации делопроизводства в процессе управленческой деятельности.

2. Сущность и элементы делопроизводства. Государственная система документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и Унифицированная система документации (УСД); необходимость, цель и задачи их введения.

Краткий алгоритм технологии управления может быть представлен следующим образом: принятие решения Þ организация его выполнения Þ контроль за выполнением. Первому элементу этой схемы уделяется особое внимание, поскольку любое решение не возникает из ничего. Оно может быть принято только на базе информации по тому или иному вопросу.

Под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

С точки зрения содержания или области деятельности, в которой используется информация, условно выделяют следующие ее виды: управленческая, научная, техническая, сельскохозяйственная, медицинская и т.д.

Управленческая информация используется учреждениями, организациями и предприятиями в целях управления народным хозяйством и отдельными его структурами. Она должна быть:

полная (содержательная);

оперативная;

своевременная;

достоверная;

адресная;

доступная для восприятия.

Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия управленческого решения.

В условиях рыночной экономики, когда очень быстро меняется законодательство и экономическая ситуация в стране, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем продается и покупается. Таким образом, информация стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет и ситуацией.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует специальных профессиональных знаний. От того как поставлена эта работа зависит оперативность, четкость, слаженность в деятельности любой организации.

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальными ее носителями являются документы.

Слово "документ” с латинского означает свидетельство, способ доказательства.

Документ или документированная информация определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В следующем определении "документа” отражается его роль как средства коммуникации и исторического источника.

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и в пространстве.

Таким образом, понятие "документ” существует в единстве двух сторон: информации и носителя записи.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами.

Под реквизитом документа понимается обязательный элемент оформления официального документа.

С латинского requisitum переводится как требуемое, необходимое.

Создание документов обозначается термином "документирование”.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

(на бумаге, дискете, диске, кинопленке, по эл. почте)

Особенности носителя и способа записи информации во многом определяют технологию и правила создания документов. Вместе с тем основополагающие требования к документированию распространяются на все группы документов независимо от их вида.

Информационно-документационное обслуживание выполняет специальное структурное подразделение:

управление делами;

общий отдел;

канцелярия;

секретариат или секретарь-референт (в малых предприятиях).

Документация создается практически во всех сферах жизни общества и отличается большим разнообразием. Первой ступенью в систематизации документов с точки зрения назначения и правового статуса принято считать их разделение на личные и официальные (управленческие, научные, конструкторские, технологические и др.).

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Основную часть официальной документации составляет документация, используемая при реализации функций управления. Управленческая документация имеет универсальный характер и создается в деятельности всех органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум документационным системам: организационно-распорядительной и специальной.

Система организационно-распорядительной документации (СОРД) - это система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В составе ОРД выделяются подсистемы организационной, распорядительной, справочно-информационной  и документации по личному составу.

В специальных системах документации отражается специфика деятельности систем управления.

Специальные системы обслуживают отдельные функции управления или отрасли деятельности государства. Например, система плановой, финансовой документации, документации по МТС и сбыту, а также системы документации в отраслевом разрезе - промышленность, транспорт, торговля и т.д.

Организационно-распорядительные функции в управлении реализуются с помощью документов различных видов и назначения.

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (или группа документов одинакового наименования).

Например, отчет, опись, протокол, план и т.д. Могут быть разновидности документов. Например, разновидность плана - годовой план.

Так, создание организации как юридического лица сопровождается принятием учредительных документов (устав, положение, учредительный договор). Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами. Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.). Заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе. Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей. В организации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы. При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.).

Таким образом, документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам (т.е. вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельностью). Вторая группа - документы по функциям управления (такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений).

Основной признак классификации документов – содержание документа.

Документы классифицируются:

·     по наименованиям (служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.);

·     по месту составления:

*    внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия);

*    внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц):

 входящие (поступившие в организацию)

 исходящие (отправленные из организации)

·     по содержанию:

*    простые (посвященные одному вопросу);

*    сложные (охватывающие несколько вопросов);

·     по форме:

*    индивидуальные (содержание каждого документа имеет свои особенности);

*    трафаретные (часть документа отпечатана, часть заполняется при составлении);

*    типовые (созданные для группы однородных предприятий);

·     по срокам исполнения:

*    срочные (требующие исполнения в определенный срок);

*    несрочные (срок исполнения не установлен);

·     по происхождению:

*    служебные (затрагивающие интересы предприятия, организации);

*    личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся именными);

·     по виду оформления (подлинники, копии, выписки, дубликаты);

·     по средствам фиксации (письменные, графические, фотокинодокументы и т.д).

·     по срокам хранения

       постоянного хранения;

       временного хранения.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия”), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа , а выписка из того или иного раздела. при оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой "дубликат”), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Под юридической силой документа понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

•    издавать документы только в пределах своей компетенции;

• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами называют делопроизводством или документационным обеспечением управления.

  Делопроизводство должно совершенствоваться на основе единообразия форм документов и методов их обработки в различных учреждениях.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, организаций независимо от формы собственности (СТП).

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности называют унифицированной системой документации (УСД).

УСД необходимы:

1)    для сокращения объемов документов;

 2) снижение затрат на составление и отработку документов.

УСД состоит из совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД представляет собой комплекс стандартов, взаимосвязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, используемых для решения управленческих задач в условиях применения экономико-математических методов, средств вычислительной техники и традиционных методов обработки документов.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

УФД подразделяются на общероссийские, отраслевые и унифицированные формы документов предприятия.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Основой для систематизации документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

В ОКУД включены унифицированные формы, относящиеся к следующим унифицированным системам:

организационно-распорядительной документации;

первичной документации;

банковской документации;

финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

отчетно-статистической документации;

учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

документации по труду;

документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

внешнеторговой документации.

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Разделы ОКУД ведутся различными ведомствами с различной оперативностью и полнотой.