Приложение 1

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ (ГСДОУ)

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строитель­ством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации oрганизаций, учреждений, предприятий и т. д.).

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.).

Инструкции или правила (должностные; по документационному обеспечению управления; по технике безопасности; о внутреннем трудовом распорядке и т. д.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др.; организаций с указанием сроков хранения документов и т. д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.).

Положения (о министерстве; о структурном подразделении; о премировании и т. д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т. д.).

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т. д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские; технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 2

Пример оформления приказа

МИНИСТЕРСТВО ПО ДЕЛАМ ФЕДЕРАЦИИ И НАЦИОНАЛЬНОСТЕЙ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

17.09.2006                                     № 11                                          г. Москва

Об обеспечении сохранности

документов в структурных

подразделениях Министерства

В целях обеспечения сохранности документов, создаваемых в подразделениях, и в связи с изменением структуры Министерства в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 августа 1999 г. № 892 и приказом Министра от 25 авгу­ста 1999 г. № 19

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений Министерства:

1.1.Принять меры по обеспечению сохранности документов, находящихся в текущем делопроизводстве подразделений.

1.2.Сформировать все имеющиеся документы в дела в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и передать их в Центральный архив Министерства, независимо от сроков их хранения.

1.3. Документы, требующие исполнения, передать по акту вновь образованным структурным подразделениям.

2. Организационно-контрольному управлению оказать структурным подразделениям Министерства необходимую методическую помощь в этой работе.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Министра Деркача А. И.

Министр               Подпись          В. И. Михайлов

Приложение 3

Пример оформления протокола

«ИНПРОМБАНК»

ПРОТОКОЛ

19.02.2002                                              № 1

собрания кредиторов банка

Председатель: А. А. Брагинский

Секретарь: Е. Р. Исаева

Присутствовали: кредиторы «Инпромбанка» (12 чел., что составляет 90 % голосов, см. приложение «Список присутствующих кредиторов»).

Повестка дня:

1. Утверждение отставки конкурсного управляющего банком Бочарова И. Е.

2. Переизбрание комитета кредиторов.

1. СЛУШАЛИ:

Управляющего банком И. Е. Бочарова — о запрете определением Черемушкинского районного суда по иску частного вкладчика О. В. Смирнова проведения собраний кредиторов в настоящее время.

ВЫСТУПИЛИ:

И. С. Ловцов — выступил против переноса собрания кредиторов.

М. А. Карцев — предложил перенести собрание до вынесения окончательного судебного решения.

О. А. Дозорцева — предложила повестку дня следующего собра­ния кредиторов: «Рассмотрение требований частных вкладчиков "Инпромбанка”».

РЕШИЛИ:

Провести собрание кредиторов в первой декаде июня 2002 г. Дополнить повестку дня собрания вопросом: «Порядок рассмотрения и удовлетворения требований вкладчиков» (отв. И. Е. Бочаров).

Особое мнение — И. С. Ловцов считает настоящее собрание кредиторов своевременным и правомочным принять решение об отставке конкурсного управляющего банком.

Голосовали: 12 кредиторов.

«за» — 11 чел.;

«против» — 1 чел.;

«воздержались» — нет.

Решение принято.

2. СЛУШАЛИ:

(рассмотрение второго вопроса повестки дня по приведенной схеме).

Председатель        Подпись         А. В. Брагинский

Секретарь          Подпись         Е. Р. Исаева

Приложение 4

Пример оформления договора

ДОГОВОР

о полной индивидуальной материальной ответственности

В целях обеспечения сохранности материальных ценностей, принадлежащих _________________________________, руководитель

(название предприятия)

предприятия или его заместитель ____________________, именуемый

(Ф. И. О.)

в дальнейшем «Предприятие», с одной стороны, и работник

____________________________________________________________

(отдела, секции, склада)

____________________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество)

именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Работник, занимающий должность _______________________

(наименование должности)

или выполняющий работу ____________________________, непосред-

(наименование работы)

ственно связанную с __________________________________________

[хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой

____________________________________________________________,

или применением в процессе производства переданных ему материальных ценностей]

принимает на себя полную материальную ответственность за необеспечение сохранности вверенных ему предприятием материальных ценностей и в связи с изложенным обязуется:

а) бережно относиться к переданным ему для хранения или других целей материальным ценностям предприятия и принимать меры к предотвращению ущерба;

б) своевременно сообщать руководству предприятия о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенных ему материальных ценностей;

в) вести учет, доставлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенных ему материальных ценностей;

г) участвовать в инвентаризации вверенных ему материальных ценностей.

2. Предприятие обязуется:

а) создавать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенных ему материальных ценностей;

б) знакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, а также с действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приемки, обработки продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства переданных ему материальных ценностей;

в) проводить в установленном порядке инвентаризацию материальных ценностей.

3. В случае необеспечения по вине работника сохранности вверенных ему материальных ценностей определение размера ущерба, причиненного предприятию, и его возмещение производятся в соответствии с действующим законодательством.

4. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.

5. Действие настоящего договора распространяется на все время работы с вверенными работнику материальными ценностями предприятия.

6. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, из которых первый находится у руководителя предприятия, второй — у работника.

Реквизиты сторон договора       Подписи сторон договора

Предприятие _______________      _____________________

Работник __________________      _____________________

Дата заключения договора              М. П.

Приложение 5

Пример оформления акта

ОАО «Балтстрой»                         УТВЕРЖДАЮ

АКТ                                   Директор

21.04.2002 № 3                    Подпись    Г. К. Озеров

                                     21.04.2002

О нецелевом использовании

установки «Вепрь»

На основании устного указания генерального директора Г. К. Озерова комиссия предприятия в составе председателя гл. инженера И. И. Круглова и членов комиссии мастера О. В. Донцова и бухгалтера Н. И. Фетисовой 20.04.2002 установила:

1. Поломка бурильной установки УБ-117 «Вепрь» (инв. № 324) произошла в период с 15.04.2002 по 17.04.2002.

2. По документам диспетчерской службы в этот период производственных заданий на проведение бурильных работ не было.

3. Бригадиром Э. И. Самойловым 16.04.2002 установка «Вепрь» использовалась в нерабочее время в личных целях без соблюдения требований инструкции по эксплуатации, что в результате привело к выходу ее из строя.

4. Материальный ущерб предприятия составил 18 750 (Восемнадцать тысяч семьсот пятьдесят) руб.

Приложения:  1. Заказ-наряды № 47, 48 на 2 л.

2. Расчет производственных затрат на ремонт на 1 л.

Председатель комиссии    Подпись       И. И. Круглов

Члены комиссии         Подпись       О. В. Донцов

                     Подпись       Н. И. Фетисова

Приложение 6

Пример оформления реквизитов служебного письма

Пример оформления служебного письма

Приложение 7

Регистрационная карточка писем граждан

__________________________________________________________ Срок исполнения______________________________________________

Оборотная сторона

Отметка о контроле и исполнении

Кем и когда письмо снято с контроля _________________________

_____________________________________________________________

Регистрационная карточка устных обращений граждан

Дата, номер документа________________________________________

Фамилия, имя, отчество заявителя_____________________________

Занимаемая должность_________________________________________

Адрес______________________________________________

Краткое содержание заявления

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

Фамилия ведущего прием_______________________________________

Оборотная сторона

Кому и кем поручено, дата____________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Результат рассмотрения заявления_____________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Когда и кем дан ответ________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Приложение 8

Формы справок о поступлении писем граждан и результатах их рассмотрения

Справкао поступлении писем граждан___________________________

из района и города области

Подпись должностного лица

Справка

о результатах рассмотрения предложений, заявлений

и жалоб граждан, поступивших в_______________________________

(наименование организации)

1.    Общее количество поступивших писем —

      в том числе:

      предложений —

      заявлений —

      жалоб —

2.    Всего поступило писем граждан через вышестоящие органы

      в том числе:

      из Администрации Президента РФ —

      из Комитета ветеранов войны —

3.    Количество повторных писем граждан —

      в том числе поступивших через вышестоящие органы —

Подпись должностного лица

Приложение 9

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ НЕКОТОРЫХ ВИДОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции; акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции и т. д.

Договор на поставку товаров: подписание и возврат — не позднее 10 дней (для долгосрочных — 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора — в 10-дневный срок после получения предложения.

Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее пятидневного срока со дня по­ступления.

Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения.

Заявка покупателя: не позднее трех дней после ее получения.

Заявления и жалобы граждан: в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, не позднее 15 дней.

Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов.

Опросный лист на продукцию: представление — в 20-дневный срок с момента получения наряда.

Отзыв на проект стандарта: составление и направление не позднее чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин — в 10-дневный срок.

Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним — в 15-дневный срок со дня получения.

Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций: 10 дней.

Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций: к указанному в них сроку или в течение 10 дней.

Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка — не позднее следующего дня после получения товаров.

Предложение об уточнении ассортимента: не позднее 10 дней после получения предложения; о расторжении или изменении договора — не позднее 10 дней после получения предложения.

Предложения граждан: в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.

Соглашение дополнительное: подписание — не позднее трех дней с момента получения.

Спецификация на товары годовая: согласование — не позднее 45 дней до начала года; квартальная: направление за 45 дней до наступления квартала; рассмотрение и подписание — не позднее 10 дней после получения.

Стандарт: согласование проекта — в срок, не превышающий 15 дней со дня поступления.

Телеграммы, требующие срочного решения — до двух дней; остальные в течение 10 дней.

Приложение 10

Форма регистрационно-контрольной карточки

Оборотная сторона

Приложение 11

Примерный текст служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ

Генеральному директору

ОАО «Сервис-экстра»

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Обоснование необходимости формирования службы

документационного обеспечения управления

10 октября 2005 г.                     Основание: № Р-1881

                                   от 05.10.2005

В соответствии с Вашим распоряжением и параграфом 2 раздела VI годовой программы организационного развития предприятия мною во взаимодействии с юридической службой и отделом труда предприятия изучена целесообразность формирования в качестве самостоятельного структурного подразделения службы документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ). При рассмотрении существа вопроса были приняты во внимание:

1) данные об объеме внутреннего и внешнего документооборота предприятия (головной структуры и обособленных структурных подразделений) за 2005—2006 гг. (копия справки секретариата от 11.01.2007 № 2 прилагается);

2) данные о результатах контроля за исполнением документов за 2005—2006 гг. (копия докладной записки инспектора по контролю за исполнением документов от 25.01.2007 прилагается);

3) данные о выполнении основных видов работ по документационному обеспечению управления в секретариате и производственных структурных подразделениях в 2005—2006 гг. (копия отчета заместителя генерального директора по производству от 01.02.2007 прилагается);

4) данные о претензиях, поступивших в адрес предприятия в течение 2005—2006 гг. в связи с ненадлежащим исполнением документов (копия справки секретариата от 04.02.2007 № 4 прилагается).

Результаты анализа перечисленных документов позволяют сделать следующие предварительные ВЫВОДЫ:

1. На протяжении последних двух лет отмечается устойчивый рост объема документооборота предприятия, обусловленный активизацией финансово-экономической деятельности и интенсификацией договорной работы (в 2006 г. — на ... % по сравнению с 2005 г.).

2. Одновременно наблюдается постепенное снижение качества исполнения документов, выражающееся в несоблюдении сроков исполнения документов (... и ... % соответственно в 2005 и 2006 гг.), неудовлетворительной подготовке проектов документов (... и ...  % соответственно в 2005 и 2006 гг.).

3. Общий объем работ по документационному обеспечению управления в секретариате и производственных подразделениях при практически неизменной штатной численности работников, допущенных к исполнению указанных видов работ возрос в 2006 г. по сравнению с 2005 г. на ... нормо-часов.

4. Отсутствие четкой организации работ по документационному обеспечению при постоянном увеличении объема указанных работ отрицательно сказывается на функционировании органов управления предприятия и координации деятельности производственных структурных подразделений, а также на взаимодействии головной структуры предприятия с его филиалами и представительствами.

В связи с изложенным ПРЕДЛАГАЕМ:

1. С 01.01.2008 г. сформировать на правах самостоятельного структурного подразделения службу ДОУ предприятия, возложив на нее функции документационного обеспечения управления.

2. Для своевременной и качественной подготовки формирования службы ДОУ поручить службе персонала во взаимодействии с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия разработку:

2.1. Проекта организационной структуры службы ДОУ.

2.2. Проекта численного состава службы ДОУ.

2.3. Проекта штатного расписания службы ДОУ.

2.4. Проекта положения о службе ДОУ.

2.5. Проекта инструкции по ДОУ.

2.6. Проектов инструкций по отдельным видам деятельности службы ДОУ.

2.7. Проекта должностной инструкции начальника службы ДОУ.

2.8. Проекта схемы организационно-информационного взаимодействия службы ДОУ с другими органами управления.

2.9. Проекта плана комплектования службы ДОУ персоналом требуемой численности и квалификации.

2.10. Проекта плана всестороннего обеспечения формирования службы ДОУ.

При Вашем согласии просим подписать проект соответствующего распоряжения (прилагается).

Приложение: по тексту, на ... л.

Начальник службы персонала   Подпись         И. О. Фамилия

Замечания прилагаются

Юрисконсульт предприятия            Начальник отдела труда

Подпись        И. О. Фамилия      Подпись    И. О. Фамилия

Дата                           Дата

И. О. Фамилия

000-00-00

d: document/corp/sl-dou/slzapl.doc

Приложение 12

Положениео службе документационного обеспечения управления

ООО «Система-XXI»

(примерный текст)

1. Общие положения.

1.1. Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе исполнения функций обществом с ограниченной ответственностью «Система-XXI» (далее — предприятие).

1.2. Документационное обеспечение управления предприятием осуществляется службой документационного обеспечения (далее — служба ДОУ), действующей на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиненной в специальном отношении заместителю руководителя предприятия по управлению.

В своей деятельности служба ДОУ руководствуется нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами по вопросам документационного обеспечения управления. Служба ДОУ имеет бланки установленного образца, круглую печать и штампы с обозначением своего наименования.

1.3. Штатное расписание, организационная структура и численный состав службы ДОУ, а также порядок ее организационноинформационного взаимодействия с должностными лицами и другими структурными подразделениями предприятия устанавливаются ежегодно приказом руководителя предприятия по представлению заместителя руководителя предприятия по управлению.

1.4. Непосредственное руководство службой ДОУ осуществляет начальник службы. Начальник службы ДОУ назначается приказом руководителя предприятия по представлению заместителя руководителя предприятия по управлению. Кандидатура начальника службы ДОУ согласуется с начальником службы персонала предприятия.

Полномочия начальника службы ДОУ определяются содержанием должностных обязанностей (инв. № ...).

1.5. Нормирование труда сотрудников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда, определение общего количества сотрудников и расчет их численности по отдельным видам работ производятся в соответствии с «Нормами времени на работы по документационному обеспечению…» Минтруда и социального развития РФ.

1.6. Организация рабочих мест и условия труда работников службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами Госкомтруда РФ, Госстроя РФ, государственными и отраслевыми стандартами.

1.7. Общая организация работы службы ДОУ регламентируется настоящим Положением, а работа его структурных подразделений, кроме того, и соответствующими положениями.

1.8. Организация работы сотрудников службы ДОУ регламентируется, помимо указанных положений, должностными инструкциями. Должностные инструкции закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, обеспечивают оптимальное распределение работ в зависимости от их сложности и с учетом квалификации сотрудников.

1.9. Разработка должностных инструкций организуется начальником службы ДОУ в соответствии с «Квалификационным справочником должностей служащих», с учетом требований ГСДОУ, «Ти­повой инструкции по делопроизводству» и исходя из специфики организации документационного обеспечения управления пред­приятием.

1.10. Должностные инструкции подписываются заместителем руководителя предприятия по управлению и утверждаются руководителем предприятия. Должностные инструкции подлежат периодическому уточнению, а в необходимых случаях, например, при существенном изменении функций и задач,— переутверждению.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

2.1. Целью деятельности службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления предприятием.

2.2. Для достижения указанной цели служба ДОУ решает следующие основные задачи:

2.2.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2.2.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создания информационно-поисковых систем, контроля за исполнением и подготовкой документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими руководящими документами по вопросам ДОУ.

2.2.3. Сокращение документооборота, количества форм документов.

2.2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления предприятием, прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

3. Функции службы ДОУ.

3.1. В процессе решения перечисленных задач служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:

3.1.1. Организационную.

3.1.2. Методическую.

3.1.3. Контрольную.

3.1.4. Учетную.

3.1.5. Информационную.

3.1.6. Координационную.

3.2. Содержание функций службы ДОУ конкретизируется в «Инструкции по документационному обеспечению управления…», инструкциях по отдельным видам (направлениям) деятельности, а также в должностных инструкциях сотрудников службы.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Принимать меры по сокращению количества избыточной документированной информации (документов) на предприятии.

4.1.2. Осуществлять контроль за выполнением требований руководящих документов по вопросам документационного обеспечения управления и требовать от должностных лиц (структурных разделений) предприятия устранения недостатков, выявленных в их деятельности в процессе контроля.

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для обеспечения деятельности службы ДОУ.

4.1.4. Производить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях предприятия.

4.1.5. По решению руководства привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов документов.

4.1.6. Возвращать на доработку ответственным исполнителям документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.1.8. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции сотрудников.

4.1.9. Выносить на рассмотрение руководства предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, а также об их поощрении и привлечении к ответственности (в случаях, когда полномочий начальника службы ДОУ для этого оказывается недостаточно), а также о применении административных мер во всех случаях нарушения должностными лицами (структурными подразделениями) установленных правил работы с документами.

4.1.10. Участвовать в работе коллегиальных органов управления предприятия при обсуждении вопросов, касающихся состояния работы с документами.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами на предприятии.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства предприятия по вопросам документационного обеспечения управления и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Служба ДОУ взаимодействует:

5.1. Со структурными подразделениями предприятия — по во­просам документационного обеспечения управления.

5.2. С юридической службой предприятия — по правовым во­просам, связанным с подготовкой документов.

5.3. Со службой персонала, отделом труда и заработной платы — по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации, разработки и проведения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

5.4. Со службой материально-технического снабжения и административно-хозяйственного обслуживания предприятия — по во­просам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принад­леж­ностями и пр.

5.5. С вычислительным центром предприятия — по вопросам разработки и внедрения информационных технологий и обработки информации.

6. Заключительные положения.

6.1. Настоящее Положение вводится в действие со дня издания соответствующего приказа руководителя предприятия.

6.2. Уточнения, дополнения и изменения к тексту настоящего Положения готовятся и вносятся на рассмотрение заместителя руководителя предприятия по управлению начальником службы ДОУ при наличии соответствующих оснований.

6.3. Уточнения, дополнения и изменения к тексту настоящего Положения вступают в силу со дня издания соответствующего приказа руководителя предприятия.

6.4. Настоящее Положение подлежит переутверждению в срок, не превышающий пять лет со дня введения его в действие.

Приложение 13

Должностные инструкции работников службы ДОУ

При подготовке примерных текстов должностных инструкций работников службы ДОУ за основу их структуры была принята примерная структура текста должностной инструкции работников службы ДОУ (Приложение 2 к Приложению 12 ГСДОУ). В соответствии с предписаниями данного документа должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов:

• общие положения;

• функции работника;

• обязанности работника;

• права работника;

• взаимоотношения (связи по должности) работника;

• ответственность работника;

• оценка работы.

В общих положениях устанавливаются:

— основные задачи работника, например, основная задача делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов и т. п.;

— порядок замещения должности, т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

— профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

— основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяются:

— предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

— перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций; например, регистрация документов, может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т. д.

В разделе «Обязанности работника» указываются особенности:

— связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

— предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение ин­структажей и т. д.);

— требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

— порядок исполнения поручений;

— этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права работника» определяются права работника при выполнении его обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения работника» указываются: подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию; их структура и сроки передачи; кто привлекается к исполнению тех или иных документов; с кем они согласовываются и т. д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь по степени выполнения обязанностей, изложенных в должностной инструкции.

Примерный текст должностной инструкции начальника службы ДОУ предприятия

1. Общие положения.

1.1. Начальник службы документационного обеспечения управления является руководителем структурного подразделения предприятия — службы документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ). Он является прямым начальником для всех сотрудников службы ДОУ и непосредственным начальником для заместителей начальника и начальников структурных подразделений службы ДОУ.

1.2. Приказы и распоряжения начальника службы ДОУ по организации деятельности службы являются обязательными для исполнения всеми ее сотрудниками. Указания и требования начальника службы ДОУ по организации документационного обеспечения управления предприятием являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами предприятия.

1.3. Начальник службы ДОУ подчиняется заместителю руководителя предприятия по управлению.

1.4. Начальник службы ДОУ назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя предприятия по представлению заместителя руководителя предприятия по управлению.

1.5. Начальник службы ДОУ отвечает:

1.5.1. За работу службы, своевременное и качественное выполнение возложенных на нее задач.

1.5.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину подчиненных.

1.5.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.

1.5.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях службы.

1.6. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности на руководящих должностях от пяти лет.

1.7. В практической деятельности начальник службы ДОУ должен руководствоваться:

1.7.1. Постановлениями, распоряжениями, приказами и другими федеральными и ведомственными руководящими документами, регламентирующими деятельность службы.

1.7.2. Нормативными актами, методическими рекомендациями, непосредственно устанавливающими порядок выполнения работ.

1.7.3. Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.7.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.7.5. Настоящей должностной инструкцией.

1.7.6. Приказами и распоряжениями руководства предприятия.

1.8. Начальник службы должен знать:

1.8.1. Законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические акты по организации документационного обеспечения управления.

1.8.2. Организационную структуру предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.

1.8.3. Информационную политику и стратегию предприятия.

1.8.4. Задачи службы по документационному обеспечению управления и ее возможности по решению указанных задач.

1.8.5. Порядок определения перспективной и текущей по­требности предприятия в документированной информации, материальных и иных ресурсах для ее обработки.

1.8.6. Каналы документированной информации, схему документооборота предприятия.

1.8.7. Состояние рынка информационных услуг, возможно­сти использования информационных технологий в интересах ДОУ предприятия.

1.8.8. Требования к обработке (оформлению, ведению и хранению) документации предприятия.

1.8.9. Методы учета движения документов.

1.8.10. Критерии и принципы оценки ценности документов, порядок определения сроков их хранения.

1.8.11. Порядок и правила планирования и отчетности по вопросам деятельности службы ДОУ.

1.8.12. Передовой отечественный и зарубежный опыт ДОУ.

1.8.13. Основы менеджмента.

1.8.14. Средства вычислительной техники, коммуникации и связи.

1.8.15. Правила и нормы охраны труда.

2. Общие должностные обязанности.

2.1. Начальник службы ДОУ обязан:

2.1.1. Возглавлять работу службы и уверенно руководить ею.

2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение службой возлагаемых на нее повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.

2.1.3. Руководить разработкой служебной документации.

2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств службы в интересах выполнения задач по предназначению.

2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.

2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.

2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.

2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

3. Специальные должностные обязанности.

3.1. Начальник службы ДОУ обязан:

3.l.1. Разрабатывать, внедрять и обеспечивать функционирование установленного на предприятии технологического процесса документирования и работы с документами (документированной информацией).

3.1.2. Руководить планированием и отчетностью по вопросам деятельности службы.

3.1.3. Осуществлять лично и через подчиненных контроль за состоянием делопроизводства на предприятии.

3 1.4. Руководить разработкой унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов, классификаторов документной информации, необходимых для обеспечения деятельности предприятия, а также внутренних нормативнометодических документов по вопросам документационного обеспечения управления.

3.1.5. Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков предприятия.

3.1.6. Организовывать отбор документов, передаваемых на государственное хранение, а также текущее хранение и экспертизу ценности документов предприятия.

3.1.7. Изучать, обобщать и применять в повседневной деятельности службы передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.

3.1.8. Готовить предложения по обеспечению эргономиче­ских условий труда, рационализации рабочих мест подчиненных.

4. Права начальника службы ДОУ.

4.1. Начальник службы имеет право:

4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности службы по всем вопросам, относящимся к ее компетенции.

4.1.2. Представлять руководству предприятия свои предложения по комплектованию службы квалифицированным персоналом, а также по поощрению (привлечению к ответственности) подчиненных в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.

4.1.3. Готовить и представлять руководству предприятия свои предложения по совершенствованию работы службы (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т. п.).

4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления предприятия при рассмотрении вопросов, касающихся работы службы.

5. Взаимоотношения (связи по должности) начальника службы ДОУ.

5.1. В целях эффективного осуществления своих полномочий начальник службы взаимодействует:

5.1.1. С заместителем руководителя предприятия по управле-нию — в порядке подчиненности.

5.1.2. С другими заместителями руководителя предприятия — при согласовании вопросов деятельности предприятия, отнесенных к их компетенции и затрагивающих вопросы организации деятельности службы ДОУ.

5.1.3. С руководителями структурных подразделений — в порядке общего руководства организаций документационного обеспечения управления предприятия.

5.2. Начальник службы ДОУ имеет право вести служебную переписку по вопросам, отнесенным к компетенции службы, с другими предприятиями (организациями, учреждениями), а в необходимых случаях — с физическими лицами (отдельными гражданами).

6. Ответственность и порядок оценки работы начальника службы ДОУ.

6.1. Начальник службы несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

6.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам документационного обеспечения управления.

6.1.2. Невыполнение указаний руководства предприятия, касающихся работы службы и выполнения ею своих задач.

6.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.

6.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

6.2. Оценка работы начальника службы осуществляется:

6.2.1. Заместителем руководителя предприятия по управлению — регулярно, в процессе повседневного осуществления начальником службы своих полномочий.

6.2.2. Аттестационной комиссий предприятия — периодически, но не реже одного раза в год на основании документированных итогов деятельности службы за оценочный период.

6.3. Основными критериями оценки работы начальника службы являются качество, полнота и своевременность выполнения им служебных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией и заключенным с руководителем предприятия трудовым договором.