Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т. к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации; при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован.

В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В небольших организациях (с малочисленным штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно выполняет секретарь.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо помимо нормативно-методических документов по делопроизвод­ству иметь:

— Трудовой кодекс РФ;

— Комментарий к Трудовому кодексу РФ (с изменениями и дополнениями);

— Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях;

— нормативно-методическую документацию.

Кроме того, работа с кадровыми документами расписана пооперационно в «Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров».

В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационные (штатное расписание, должност­ные инструкции, правила внутреннего распорядка и т. д.); распорядительные (приказы по личному составу); информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.), а также трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма Т-2) и т. п.

Необходимо тщательно готовить все эти документы, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

6.1. Документирование процессов движения кадров

Рассмотрим правила приема на работу, увольнения.

Прием на работу производится на основании заявления гражданина. Основанием может послужить и письменный трудовой договор (контракт).

Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить в организацию паспорт, трудовую книжку (военный билет, справку о по­следнем занятии), документы об образовании, получении профессии, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, в некоторых случаях и другие документы (например, медицинскую справку). Ими заполняются личные листки по учету кадров, составляются автобиографии.

На основании заявления о приеме на работу издается приказ по личному составу. В тексте приказа обязательно должны быть указаны должность, наименование структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости и другие сведения. Если в тексте приказа не указана дата приема на работу, то считается, что приказ вступает в силу с момента его подписания.

После издания приказа оформляется личная карточка (форма Т-2) и делается запись в трудовой книжке.

В бухгалтерии организации на основании приказа заводится лицевой счет по зарплате, а в отделе кадров — личное дело работника.

Перевод работника на другую должность осуществляют на основании заявления работника; в некоторых случаях (при про­изводственной необходимости) временный перевод на другую должность может быть произведен на основании актов, докладных записок, справок, других документов.

Разработана унифицированная форма представления о переводе, которая включает следующие реквизиты:

— наименование структурного подразделения;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— место составления;

— адресат;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подпись.

Представление о переводе, подготовленное руководителем структурного подразделения, адресуется на имя руководителя организации, а после его рассмотрения руководителем является основанием для издания приказа о переводе работника на другую должность.

В тексте приказа по личному составу при переводе работника на новую должность необходимо указать название должности, структурное подразделение, вид перевода, причину перевода и размер оплаты труда. Текст приказа должен соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ. Копию приказа о переводе направляют в бухгалтерию для внесения изменений в расчет заработной платы.

После издания приказа необходимо сделать записи о переводе работника на другую должность в трудовую книжку, в личную карточку (форма Т-2) и (или) в личное дело (в раздел «Дополнение к личному листку по учету кадров»).

Увольнение работника производится по желанию самого со-трудника, по инициативе организации или по другим причинам (см. статьи Трудового кодекса РФ).

Основанием для издания приказа по личному составу являются заявление работника, истекший срок трудового контракта, докладные записки, акты, другие документы. В тексте приказа об увольнении обязательно указывается причина увольнения работника.

После издания приказа об увольнении работника производится запись в его личной карточке (форма Т-2), в личном деле и в трудовой книжке.

Кроме приказов о приеме, переводе, увольнении отделом кадров издаются и другие виды приказов по личному составу: о командировании работников организации, о предоставлении отпусков, об изменении фамилии, имени, отчества, приказы о поощрении и др.

Составление и оформление приказов по личному составу

Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров организации. Реквизиты приказа по личному составу:

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— место составления;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подпись.

Датой приказа является дата его подписания. Приказы по личному составу имеют нумерацию, отдельную от нумерации приказов по общим вопросам (№ 5-к, № 16-ок, № 68 л/с). Нумеруют приказы по порядку, начиная с № 1, в течение календарного года.

Заголовок к тексту в индивидуальных приказах оформляется следующим образом: «О приеме на работу Иванова А. Ф.», в сводных — «По личному составу».

Текст сводных и некоторых индивидуальных приказов по личному составу состоит только из распорядительной части. Они начинаются с описания самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом в неопределенной форме («НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК» и т. д.). Затем указываются фамилия и инициалы работника (в приказах о приеме на рабо-ту — фамилия, имя, отчество полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями Трудового кодекса РФ.

Например, текст приказа об увольнении должен выглядеть следующим образом:

УВОЛИТЬ:

Иванова И. И., старшего мастера, 20.02.2006 по собственному желанию. Ст. 80 ТК РФ.

Основание: заявление Иванова И. И.

Текст приказа заканчивают ссылкой на документ, послуживший основанием на издание распорядительного документа.

Проект приказа по личному составу визируют юрисконсульт организации, другие заинтересованные лица. Подписывают приказ руководитель организации или замещающее его должностное лицо.

Приказы по личному составу регистрируют в специальных журналах или на регистрационных карточках. В них заносят следующие данные:

— дату приказа;

— регистрационный номер приказа;

— содержание приказа;

— кем подписан приказ.

На основании Трудового кодекса РФ необходимо каждый приказ по личному составу обязательно доводить до сведения всех поименованных в нем лиц (под расписку). Это условие становится особенно важным при решении трудовых конфликтов. Необходимо не только правильно составить текст документа, но и юридически грамотно его оформить.

При формировании приказов по личному составу в дела необходимо учитывать, что они имеют разные сроки хранения. Например, приказ о командировании хранится три года, приказы о приеме на работу — 75 лет; поэтому приказы по личному составу группи­руются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, направление в командировку, премирование и т. д.), группировать в самостоятельные дела.

Наименование организации

ПРИКАЗ

00.00.0000 № _____

Москва

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

Текст__________________________________________________________

Основание: ____________________________________________________

2. УВОЛИТЬ:

Текст__________________________________________________________

Основание:_____________________________________________________

Наименование должности    Подпись     Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлены:

Рис. 6.1. Форма приказа по личному составу

Составление и оформление заявлений

Эти документы часто пишутся от руки, однако некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов.

Заявление адресуют на имя руководителя организации и составляют в виде просьбы. Реквизиты заявления:

— адресат;

— автор;

— наименование вида документа; 

 — текст;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— дата.

Некоторые организации используют унифицированные формы заявлений о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и об увольнении.

Заявления рекомендуется оформлять на бумаге формата А4, что обеспечивает одноформатность листов личного дела, куда заявление подшивают после получения резолюции руководителя.

ОАО «Стайлинг»                         Директору

ЗАЯВЛЕНИЕ                             Н. И. Петрову

18.05.2005

Прошу принять на работу старшим инженером.

Личная подпись                         Г. В. Сидоров

Рис. 6.2. Форма заявления о приеме на работу

                          Директору предприятия «Адрон»

                          Н. И. Крылову

ЗАЯВЛЕНИЕ

10.05.2005

Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2005.

Начальник цеха       Подпись            П. С. Филимонов

Рис. 6.3. Форма заявления работника

Трудовой контракт

Этот договор фиксирует письменное соглашение между организацией и частным лицом об установлении трудовых отношений и регулирует эти отношения.

Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй — у работника.

Реквизиты трудового контракта:

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер документа;

— место составления; 

— текст;

— подписи;

— печать.

Текст договора должен подробно описывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, со-циального страхования, указывать дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, об испытательном сроке).

Трудовой контракт, подписанный руководителем организации и работником, хранится в личном деле работника.

Оформление и ведение трудовых книжек

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой дея­тельности граждан. Прием на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается.

На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее недельного срока с начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить в присутствии работника на основании представленных документов: паспорта, справки о по­следнем занятии, документов об образовании (о полученной профессии, специальности).

На титульный лист трудовой книжки вносят следующие сведения о работнике:

— фамилию, имя и отчество (их указывают полностью, без сокращений);

— дату рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении; она содержит число, месяц и год, например: 21 февраля 1965 г.);

— сведения об образовании (среднее, среднее специальное, выс­шее) и о профессии, специальности [указываются на основании аттестата, диплома, удостоверения, сертификата; запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании справок из учебных заведений].

На этом же листе после указания даты заполнения трудовой книжки работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации .

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

АВ-1 № 3546729

Герб

Фамилия      Иванова

Имя          Ирина

Отчество      Владимировна

Дата рождения        18.10.1973

            (число, месяц, год)

Образование       Высшее             

           (н/среднее, среднее, н/высшее, высшее)

Профессия, специальность: Экономист

Дата заполнения      05.02.1998

Подпись владельца книжки

М. П.                       Подпись лица,

                           ответственного за выдачу

                           трудовых книжек ______________

                                            разборчиво

Рис. 6.4. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем заполняются графы таблицы:

графа № 1 — номер записи;

графа № 2 — дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному составу);

графа № 3 — сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона);

графа № 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись, его дата и номер.

При приеме на работу в графе № 3 указывают само действие («Принят», «Принята»), наименование структурного подразделения, наименование должности (профессия, разряд). Например: «Принята на должность преподавателя профиля "Бухгалтерский учет”».

В дальнейшем при любых изменениях (например, при повышении разряда, изменении названия должности и др.) они должны быть внесены в трудовую книжку работника.

При переводе работника на другую работу в трудовой книжке делают новую запись, где в графе № 3 указывают: само действие («Переведен», «Переведена»), наименование структурного подразделения, наименование должности. Например: «Переведен на должность зам. директора».

При увольнении с работы, делая запись в трудовой книжке, необходимо указать причину увольнения и сделать ссылку на статью, пункт закона. Например: «Уволена по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ».

Помимо перечисленных выше записей в трудовые книжки работников вносятся на основании приказов по личному составу сведения о награждениях и поощрениях. При этом в соответствующем разделе указывают, кем и за какие достижения был поощрен работник организации и вид поощрения.

Любая запись в трудовую книжку производится в соответствии с приказом по личному составу аккуратно, без помарок. Исправить ошибку можно следующим образом: в графе «Номер записи» указать следующий порядковый номер, в следующую графу внести «Запись за №___ считать недействительной». Все исправления в трудовой книжке заверяются подписью и печатью. Исправляются не только ошибочные записи — изменения могут быть в фамилии, имени, отчестве работника. Они вносятся на основании паспорта, свидетельств о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии и т. д. на титульный лист трудовой книжки, а ссылки на документ (основание для изменений) — на внутреннюю обложку книжки, где заверяются подписью и печатью.

Если предприятие изменило название, то делается запись отдель­ной строкой, например: Акционерное общество закрытого типа «Юг» с 01.01.2005 переименовано в «Закрытое акционерное об­щество "Юг”».

По заполнении всех строк трудовой книжки к ней подшивают вкладыш, на самой книжке делают надпись «Выдан вкладыш серия_____ № ____».

При утере трудовой книжки работнику выдается ее дубликат; при этом в правом верхнем углу его титульного листа делают надпись «Дубликат».

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации, в сейфе. При необходимости работник может получить трудовую книжку на короткий срок под расписку.

При увольнении из организации администрация обязана в тот же день выдать работнику его трудовою книжку с записью об увольнении.

Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.

Рис. 6.5. Пример оформления трудовой книжки

Оформление и ведение личных карточек

Личная карточка (форма Т-2) заводится после подписания приказа по личному составу на работников, принятых на постоянную или временную работу. Ее заполняет работник отдела кадров организации в одном экземпляре на основании представленных документов: паспорта (или свидетельства о рождении), трудовой книжки, военного билета, документов, подтверждающих образование, квалификацию.

Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих разделов:

1) «Общие сведения»;

2) «Сведения о воинском учете»;

3) «Назначения и перемещения»;

4) «Аттестация»;

5) «Повышение квалификации»;

6) «Профессиональная подготовка»;

7) «Поощрения и награды»;

8) «Отпуск»;

9) «Социальные льготы»;

10) «Дополнительные сведения»;

11) «Основание увольнения (статья, дата, номер приказа)».

Все сведения заносятся в личную карточку без сокращений. В графе «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество работника, дата и место рождения, образование (подробные сведения), общий и непрерывный стаж работы, семейное положение, паспортные данные, домашний адрес и телефон.

Заполняя графу «Семейное положение», используют следующие формулировки: «женат», «замужем», «вдовец», «вдова», «холост» «не замужем». После этого указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи. Записывая в личную карточку сведения об образовании, пишут «высшее», «незаконченное высшее», «среднее», «среднее специальное», «неполное среднее», «начальное».

Специальность и квалификацию указывают на основании диплома или свидетельства; профессия рабочего должна соответствовать ее названию в «Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих», должность служащих — штатному расписанию.

Заканчивается эта графа личной подписью работника и датой.

Данные о военнообязанных и призывниках заносят во второй раздел личной карточки.

Третий раздел — «Назначения и перемещения» — содержит записи о назначении, перемещениях по службе и увольнении. При этом каждая запись визируется работником.

В восьмом разделе фиксируются отпуска (все виды) с указанием их дат и ссылкой на номер и дату приказа по личному составу.

В разделе «Дополнительные сведения» делаются отметки о наличии второй профессии, результатах аттестации, другие сведения.

При увольнении работника из организации в личной карточке обязательно заполняется отметка о дате и причинах увольнения.

Личные карточки работников, как и трудовые книжки, должны храниться в сейфе. При оформлении карточек для хранения в архиве их подшивают в отдельное дело с обязательной внутренней описью.

Оформление личных дел

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника.

Формируются личные дела после издания приказов по личному составу на руководящих работников, ведущих специалистов. Для других категорий работников достаточно оформлять личные карточ­ки (форма Т-2).

В личные дела помещают следующие документы: заявление о приеме на работу, анкету, автобиографию (или личный листок по учету кадров), копии документов об образовании, копию документа или выписку из него об утверждении в должности, характеристику, рекомендательные письма, трудовой контракт, копию приказа о приеме на работу.

В дальнейшем в дело помещают и другие документы: характеристики, аттестационные листы, копии документов, подтверждающих изменения биографических данных и т. д.

В настоящее время не рекомендуется помещать в личные дела копии приказов о переводах на другую работу, поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т. п. документов, т. к. они будут дублировать сведения, указанные в «Дополнениях к личному листку по учету кадров».

В связи с длительным сроком хранения личных дел все его документы должны быть тщательно оформлены и расположены внутри дела в хронологическом порядке. Личное дело должно иметь внутреннюю опись.

Личные листки по учету кадров, помещаемые в личное дело работника, представляют собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, семейном положении, пребывании за границей и др.

Оформляют листки по учету кадров на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании. Ответы должны быть правильно сформулированы, полными, без исправлений и сокращений. При заполнении листка не разрешается делать пропуски и писать слово «нет». Заполняют и подписывают личные листки по учету кадров лица, поступающие на работу.

В «Дополнение к личному листку по учету кадров» заносятся сведения о прохождении службы работников организации: в первый раздел — сведения о перемещениях, увольнении (с указанием причин); во второй — данные об изменениях в образовании, семейном положении, о повышении квалификации сотрудника, участии его в выборах, награждениях и др.

Иногда листок по учету кадров заменяет анкета, которая по своему составу близка ему. Состав вопросов анкеты аналогичен вопросам личного листка по учету кадров. Анкету подписывает не только лицо, поступающее на работу, но и сотрудник организации, проверяющий правильность указанных в анкете сведений.

Автобиография — документ, содержащий краткое описание основных этапов жизни и трудовой деятельности работника.

Реквизиты автобиографии:

— наименование вида документа;

— текст;

— подпись;

— дата.

В тексте автобиографии указывают фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, затем в хронологической последовательности сообщают о полученном образовании (когда, в каких учебных заведениях) и о местах работы (где, когда, в какой должности, причины перехода), отмечают свое участие в общественной жизни, указывают сведения о семейном положении. В автобиографии можно указать паспортные данные, домашний адрес и телефон.

В настоящее время при устройстве на работу (особенно в ино­странную фирму) оформляется резюме.

Резюме — своеобразная визитная карточка работника. В этом документе должны быть кратко отражены анкетные данные, информация об образовании и профессиональных навыках.

Резюме может быть кратким или полным, но необходимо, чтобы все было сформулировано достаточно четко и ясно. В отличие от автобиографии, где приводятся сведения биографического характера в хронологической последовательности, в резюме его автор может указать свои пожелания: на какую должность он претендует, сферу деятельности, в которой хотел бы себя реализовать и т. п.

Реквизиты резюме:

— автор (указывают фамилию, имя, отчество, домашний адрес и телефон);

— наименование вида документа;

— текст;

— подпись;

— дата.

В тексте резюме указывают персональные данные (дату рождения, семейное положение, состав семьи). Следующий пункт — образование. Необходимо указать учебное заведение, где получено образование, сроки обучения в нем, название полученной специальности. Если соискатель закончил несколько учебных заведений, то их указывают в хронологической последовательности. Следует назвать и законченные курсы, сроки обучения, новую специальность. Далее в резюме отмечается опыт работы (чаще всего его описывают в обратном хронологическом порядке): когда и в какой организации работал, занимаемую должность и должностные обязанности. В резюме можно указать, какими навыками владеет соискатель (знание компьютера, иностранных языков, наличие водительских прав и др.). В заключение указывают свои пожелания относительно нового места работы.

РЕЗЮМЕ

Орлов Игорь Иванович

11.03.1960 г. р.

АДРЕС: ул. Лескова, д. 7, кв. 11, Москва, 127322

Тел.: 210-33-18 (р.), 972-76-11 (д.)

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: женат, имею дочь.

ЦЕЛЬ: получение должности начальника отдела информационного обеспечения.

ОБРАЗОВАНИЕ:

1977—1982 гг.— Московский институт стали и сплавов по специальности «Электронные вычислительные машины» с присвоением квалификации «Инженер-системотехник».

1967—1977 гг.— средняя школа № 27 (г. Москва). По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации «Программист».

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ:

С 1992 г.— до настоящего времени — начальник отдела информатики в финансовой компании «Фин-Траст» (обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники).

С 1982 по 1992 г.— инженер в НИИ приборостроения, с 1985 г. начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы).

С 1980 по 1982 г.— старший техник в Московском статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: имею ряд публикаций в специальном журнале «Домашний компьютер»; владею английским языком (читаю и перевожу со словарем).

По требованию могу представить необходимые рекомендации.

Подпись                            И. И. Орлов

Рис. 6.6. Пример оформления резюме

Контрольные вопросы и задания

1. Какова роль кадровой документации в жизни работников?

2. Каковы правила приема на работу?

3. Опишите процедуру перевода работника на другую должность.

4. Каковы правила увольнения работников?

5. Напишите приказ о приеме на работу Николая Ивановича Сидорова в ООО «Тара» менеджером по сбыту.

6. Напишите приказ о переводе Павла Сергеевича Иванова, менеджера АО «Домострой», на должность начальника отдела снабжения с окладом 7000 руб. с 12 апреля 2004 г.

7. Напишите приказ об увольнении Николая Ивановича Сидорова, менеджера по сбыту ООО «Тара», по собственному желанию с 10 апреля 2004 г.

8. Какие сведения должен содержать текст трудового контракта?

9. Каковы правила оформления трудовых книжек?

10. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении работника по собственному желанию.

11. Как исправить ошибочную запись в трудовой книжке?

12. Какие сведения содержит личная карточка (форма Т-2)?

13. Каковы правила оформления резюме?