Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления. Компьютер стал незаменимым в практике делопроизводства и по праву занимает главное место на рабочих столах работников сферы управления. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, а также по организации рациональной и оперативной работы с ними.

Подсчитано, что при переходе на электронный документооборот значительно (на 25—50 %) увеличивается производительность труда, сокращается время обработки документов и существенно уменьшаются площади служебных помещений, предназначенных для хранения документов.

Традиционные бумажные документы ранее считались более надежным средством хранения информации, чем электронные. Практика показала несостоятельность этого мнения. Так, потери документов американских компаний в результате терактов 11 сентября 2001 г. в Нью-Йорке оказались минимальными, потому что на удаленных серверах хранились страховые копии электронных документов. Пострадали больше всего те фирмы, которые вели делопроизводство традиционно на бумаге и не делали резервного копирования (юридические и медицинские компании).

Существует множество программ для составления и редактирования документов. Такие программы называются текстовыми редакторами, или текстовыми процессорами (Word 2000, Word 2004).

Составление документа в текстовом редакторе можно производить с использованием «трафаретов» документов разных видов, заранее введенных в память ПК. В качестве «трафарета» может применяться бланк конкретного документа. Если его дополнить типовым текстом с пропусками для заполнения переменными данными, то процесс подготовки документа значительно упрощается.

Команда «Автотекст», находящаяся в меню «Вставка», позволяет создать библиотеку из наиболее часто повторяющихся кусков тек­ста. Эта команда способна облегчить набор текста документа, который сведется к компоновке отдельных элементов «Автотекста». Элементы «Автотекста» могут содержать:

— традиционные начальные фразы письма;

— часто употребляемые словесные обороты;

— общепринятые окончания писем;

— почтовые адреса предприятий-контрагентов;

— стандартные положения договоров (контрактов);

— выдержки из нормативных документов, на которые часто приходится ссылаться;

— отдельные, наиболее используемые положения «Инкотермса» — свода международных правил точного определения торговых терминов (для контрактов с иностранными фирмами);

— схемы, диаграммы, графики, рисунки, необходимые для оформления отчетов, рекламных писем и т. п.

Текстовой редактор автоматически проверяет правописание при наборе текста документа. Программы проверки орфографии и грамматики позволяют обнаружить ошибки не только орфографические (а также предложить варианты их исправления), но и синтаксиче­ские, стилистические, пунктуационные.

Словарь синонимов (тезаурус) поможет найти синоним — другое слово с тождественным или близким по смыслу значением — для слова, выделенного на экране курсором, если возникли трудности с его определением или если это слово повторяется в тексте слишком часто.

Постоянно расширяются возможности текстового редактора в части обеспечения конфиденциальности информации. Так, в меню «Сервис» Word 2002 имеется пункт «Параметры безопасности», который при сохранении документа позволяет исключить данные о времени составления или редактирования и об авторе документа. Сохраняемый файл можно зашифровать с введением пароля доступа (от простой команды до сложного ключа). Зашифровать можно также свойства документа.

Электронный документ, как и традиционный, должен иметь все необходимые реквизиты: наименование организации, дату, регистрационный номер, должность и фамилию лица, подписавшего документ (рис. 15.1.).

От: Департамент информатизации mart@dapinf.ru

Кому: НИИ «Интеграл» apr@integral.ru

Дата: 21 октября 2004 г. 12:34

Тема: О ТЗ на НИР «Каскад»

21.10.2004 № 1-3/169

Руководителю предприятия

О. М. Лаврову

В соответствии с указанием Департамента информатизации Правительства Москвы прошу Вас до 27 октября 2004 г. представить в наш адрес предложения по содержанию технического задания на НИР «Каскад» и объему финансирования планируемых работ согласно прилагаемому проекту календарного плана.

Приложение: проект календарного плана НИР «Каскад» от 15.09.2004 г. (plan2004.doc).

Генеральный директор                  Т. Г. Рогозин

Рис. 15.1. Электронный документ

Для электронного документа необходимы также средства, позволяющие подтвердить подлинность документа, т. е. доказать, что в него не были внесены какие-либо несанкционированные изменения и он был составлен именно тем лицом (или организацией), от которых получена информации.

Для защиты электронных документов от несанкционированного доступа используются методы криптографического преобразования информации, или шифрования.

Криптография электронной подписи делится на два вида: с симметричными ключами и с открытыми ключами.

В криптографии с симметричными ключами отправитель и получатель электронного сообщения используют один и тот же (общий) ключ как для шифрования, так и для расшифровки.

В криптографии с открытыми ключами используется два ключа: открытый и секретный, известный только его владельцу. В отличие от секретного ключа, который должен храниться в тайне, открытый ключ может распространяться по электронной сети потенциальным получателям электронных документов. Секретный ключ в криптографии с открытыми ключами используется для формирования электронной подписи. Различия между ключами заключается в том, что с помощью открытого ключа можно лишь получить доступ (расшифровать) информацию, а секретный ключ предназначен для зашифровки и подписания передаваемого документа.

Электронную цифровую подпись (ЭЦП) условно можно представить как контрольную сумму электронного документа, формируемую с использованием цифрового ключа его автора. С помощью ЭЦП проверяется подлинность документа путем сравнения контрольной суммы документа с суммой, сформированной с помощью открытой части цифрового ключа. Изменение любого байта в документе меняет и контрольную сумму. Если в документ вносятся какие-либо изменения, даже незначительные, то ЭЦП будет неверной, и изменения обнаружатся. На практике алгоритм формирования ЭЦП и защиты электронного документа значительно сложнее.

В ходе процедуры проверки подлинности электронного документа можно проконтролировать факт подписи документа конкретным сотрудником предприятия и отсутствие каких-либо последующих изменений в документе. ЭЦП обеспечивает целостность передаваемой информации и подтверждает авторство документа, что в итоге делает документ юридически значимым. Результатом проверки ЭЦП является надпись «Верна» или «Не верна».

Непосредственное использование открытых ключей требует дополнительной их защиты и отождествления для определения связи секретного ключа с автором документа. Без такой дополнительной защиты какой-либо злоумышленник может представить себя в качестве автора подписанного документа, заменив значение открытого ключа. Это приводит к необходимости привязки открытого ключа к конкретному лицу, т. е. регистрации ЭЦП и ее владельца. Для этих целей используется электронный сертификат, выдаваемый специальным удостоверяющим центром. Таким образом, электронный сертификат представляет собой документ, который связывает открытый ключ с определенным пользователем ЭЦП.

Цифровой ключ составляет основу ЭЦП. Каждый работник, имеющий право подписи документов и участвующий в электронном документообороте, должен иметь свой индивидуальный ключ. С помощью специальной программы владелец ЭЦП в удостоверяющем центре создает свой ключ, состоящий из двух взаимосвязанных ча­стей — секретной и открытой. Секретный ключ создается в одном экземпляре и хранится у владельца. Открытый ключ рассылается владельцем потенциальным получателям электронных документов, которые с его помощью могут проверять документы, подписанные закрытым ключом. Таким образом, если партнеры по электронному документообороту договорились об использовании ЭЦП и обменялись открытыми ключами, то они могут пересылать электронные документы, подписанные секретным ключом, не опасаясь, что в них внесет изменения кто-либо. Для этого секретный ключ должен храниться в тайне своим владельцем. Если он оказывается в руках другого лица, тот сможет составить любой документ, заверив его подписью владельца.

Поэтому при потере секретного ключа потенциальные адресаты, и прежде всего удостоверяющий центр, немедленно оповещаются о том, что электронная подпись может быть недостоверной.

С помощью ЭЦП подтверждается также и авторство документа. В файлы ключей ЭЦП в удостоверяющем центре кроме самого ключа записываются дополнительные сведения о владельце: фамилия, имя и отчество, организация, срок действия подписи и т. п. А в подпись, стоящую под документом, автоматически копируются данные из секретного ключа, в том числе и сведения о владельце ЭЦП. Поэтому не нужно запоминать, кто именно прислал документ с ЭЦП, при проверке показавший, что подпись верна. При положительном результате проверки поступившего электронного документа на ПК будет примерно такая надпись: «Подпись файла order345.bmp верна. Автор: Истомин Игорь Алексеевич, ЦИК».

Использование ЭЦП для электронных документов позволяет без­опасно распространять их по сети Интернет и еще активнее использовать в деловой сфере.

Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» закладывает правовые основы решения проблемы использования ЭЦП в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых ЭЦП признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека в документе на бумажном носителе. Закон определяет условия использования ЭЦП в электронных документах органами государственной власти и государственными организациями, а также юридическими и физическими лицами, и дает ряд определений.

Так, в законе ЭЦП определена как реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Владельцем сертификата ключа подписи является физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом ЭЦП, позволяющим с помощью средств ЭЦП создавать свою ЭЦП в электронных документах (подписывать электронные документы).

Сертификат средств электронной цифровой подписи — документ на бумажном носителе, выданный в соответствии с правилами системы сертификации для подтверждения соответствия средств ЭЦП установленным требованиям.

Законом определены следующие условия, при одновременном соблюдении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе:

— если на момент подписания электронного документа сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу;

— если подлинность ЭЦП в электронном документе под­тверждена;

— если ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Благодаря использованию ПК в делопроизводстве организация работы с документами стала более эффективной и оперативной. Существенно изменилась процедура приема-передачи документов. Если еще недавно для этого использовались почта и фельдъегерская связь, то сегодня документ может быть отправлен любому адресату, у которого есть факсимильная связь либо ПК и модем. Документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер в локальной компьютерной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет.

Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Она позволяет использовать общие ресурсы, включенные в ее состав: программы, базы данных, периферийные устрой­ства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). Сеть позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера, других специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами.

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть доставлены в электронный почтовый ящик сотрудника.

В почтовую программу Outlook Express (из комплекта Internet Explorer) встроен помощник по разбору входящей почты. Он позволяет указать правила обработки поступающей электронной корреспонденции. Можно задать критерии, по которым почта будет сортироваться по различным папкам. В качестве критериев сортировки можно указать: автора письма, адрес отправителя, заголовок письма и т. д. Если завести для постоянных корреспондентов соответствующие папки, то получаемые от них документы будут сразу попадать в указанное место. Можно также создать «черный список» адресантов, письма от которых не будут загружаться с сервера, а будут сразу удаляться.

Кроме папок для входящих документов имеются папки для исходящих писем и для черновиков. Можно составить заготовки новых писем в папке для черновиков, а затем переместить их в папку для исходящих писем с целью последующей отправки. В этой программе используется журнал, который позволяет автоматически записывать электронные (е-mail) и телефонные сообщения, копировать документы, созданные в других приложениях (программах) и др.

Программа Outlook Express предоставляет возможность обмена сообщениями в зашифрованном виде и передачи с письмом его электронной подписи — сопроводительной информации, подтверждающей подлинность письма.

При большом документообороте и достаточной технической оснащенности предприятия для эффективной организации работы с документами применяются системы управления базами данных (СУБД).

При использовании баз данных формируется единая справочная система по документам предприятия; документы систематизируются по различным реквизитам: дате, номеру, автору или исполнителю, заголовку; облегчаются и значительно ускоряются поиск необходимой информации, внесение в нее изменений.

Значительно упрощается процедура регистрации документов: традиционная регистрация в журнале заменяется вводом сведений о документах в память ПК. При этом такие реквизиты, как номер, дата регистрации, проставляются автоматически, а повторяющиеся реквизиты (автор документа, исполнитель, подразделение, номер дела и т. п.) выбираются из соответствующих списков. Это сокращает время регистрации и позволяет избежать опечаток.

Ежедневно можно производить выборку документов с заданным сроком исполнения, поставленных при регистрации на контроль.

В регистрационную карточку базы данных вносятся сведения о номере дела (папки), в которое подшит исполненный документ, что позволяет составлять внутренние описи дел, передающихся на архивное хранение, или дел, имеющих гриф ограничения доступа. По истечении делопроизводственного года можно сделать выборку в виде акта о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, или описи дел (документов), передающихся на архивное хранение.

СУБД позволяют относительно просто создавать самостоятельно базы данных, которые учитывают все особенности делопроизводства конкретного предприятия.

Широкое распространение получила СУБД Microsoft Access 2000, уникальная как по своим возможностям, так и по охвату пользователей самой различной квалификации. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет вести сложнейшие базы данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам.

Предприятие может приобрести готовые базы данных, пред­назначенные для автоматизации делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей.

Регистрацию документов, в том числе электронных, можно проводить с помощью программы электронных таблиц Microsoft Excel (например, создать журнал учета поступления и выбытия электронных документов из архива предприятия).

Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др. Большинство офисных систем сохраняют основные принципы делопроизводства, поэтому работники службы делопроизводства легко пользуются ими.

Современные офисные системы при всей сложности средств и методов автоматизации имеют простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю и другим специалистам, ежедневно имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК. Системы автоматизации делопроизводства, обладают возможностями:

— ввода, подготовки и редактирования документов;

— составления документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти ПК;

— ввода и обработки сведений о документах (их регистрации);

— осуществления контроля за исполнением документов;

— систематизации документов, формирования папок (дел);

— хранения и поиска документов;

— обмена документами с руководителем и сотрудниками;

— пересылки документов адресату (абоненту);

— экспертизы ценности документов и их архивирования;

— составления отчетных данных о работе с документами;

— создания единого архива электронных документов.

Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения труда при выполнении рутинных процедур делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности:

— централизованного отслеживания прохождения документа на каждом рабочем месте всех исполнителей документа;

— систематизации и анализа результатов контроля за исполнением документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии;

— уменьшения потерь документов;

— более полного и точного обоснования принимаемых решений благодаря наличию оперативной и обширной информации;

— повышения исполнительской дисциплины и производительности труда сотрудников за счет эффективной организации работы с документами и централизованного контроля за их исполнением на каждом рабочем месте.

Наиболее известными офисными программами являются:

1) система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело», разработанная компанией «Электронные офисные системы»;

2) система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «ИнтерТраст»;

3) система автоматизации делопроизводства на небольших и средних предприятиях «БОСС-Референт», разработанная компанией «АйТи»;

4) системы автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе «DOCS Open» и «WorkRoute» компании «Весть-Метатехнология».

Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в ближайшем будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные бумажные. Однако электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Контрольные вопросы и задания

1. Перечислите преимущества электронного документооборота.

2. Перечислите реквизиты электронного документа.

3. Каким образом подтверждается подлинность электронного документа?

4. Как с помощью электронной подписи проверяется подлинность документа?

5. Что такое цифровой ключ?

6. Какова область использования компьютерной сети для работы с документами.