Документы могут нести информацию открытую и с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Секретно» и т. п. (см. рис. 12.1).

Перечень сведений конфиденциального характера включает:

— сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

— сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

— служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна);

— сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайны, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т. д.);

— сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).

Рис. 12.1. Схема классификации документов по грифу ограничения доступа

Коммерческая тайна (КТ) — конфиденциальная информация, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

К информации, составляющей коммерческую тайну, относится научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая, иная информация (в том числе составляющая секреты производства — ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны. Одним из критериев отнесения информации к коммерческой тайне является возможность получения экономической выгоды от ее разглашения или использования.

К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать на рынке и т. п.

Информация предприятия может быть отнесена к коммерче­ской тайне, если:

— налицо действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;

— отсутствует свободный доступ к этой информации на законном основании;

— обладателем информации приняты необходимые меры к охра­не ее конфиденциальности.

Обеспечение сохранности такой информации требует соблюдения следующих условий:

1) определения сведений, составляющих КТ предприятия;

2) обеспечения порядка их защиты.

Если эти условия не выполнены, то у предприятия нет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ (владелец информации, составляющей КТ, вправе потребовать в судебном порядке возмещения убытков, причиненных ее разглашением или выплату компенсации в размере, установленном решением суда).

Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

Сведения, относящиеся к КТ предприятия, можно условно разделить на два крупных блока:

1) научно-техническая (технологическая) информация;

2) деловая информация.

Научно-техническая информация включает:

— сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы;

— используемые материалы;

— рецептуры;

— методы и способы производства (особенно вновь разрабатываемых изделий);

— новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;

— программное обеспечение, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;

— сведения об организации системы безопасности предприятия.

Деловая информация включает:

— сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчеты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т. п.);

— сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;

— сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции; планы развития предприятия;

— планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);

— результаты анализа конкурентоспособности производимой продукции, эффективности экспорта и импорта, информацию о предполагаемом времени выхода на рынок;

— планы рекламной деятельности;

— списки торговых и других клиентов, представителей, по­средников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов;

— информацию о структуре и методах управления, связях внутри фирмы и вне ее, распределении обязанностей и их содержании;

— сведения о кадровом составе и его формировании;

— сведения из деловой переписки.

Сведения, не относящиеся к коммерческой тайне

Не могут являться коммерческой тайной сведения:

— содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в государственные реестры;

— содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

— о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия и об использовании ими средств соответ­ствующих бюджетов;

— о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасности граждан;

— о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, наличии свободных рабочих мест;

— о задолженности работодателей по выплате заработной платы и иным социальным выплатам;

— о нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

— об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

— о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой орга-низации;

— о лицах, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.

12.1. Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе КТ, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, пред­отвратить ее утечку или разглашение. Разглашение информации, составляющей КТ,— действие или бездействие, в результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия ее обладателя либо вопреки трудовому или гражданскоправовому договору.

В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Меры по охране конфиденциальности информации должны включать:

— определение перечня информации, составляющей КТ;

— ограничение доступа к информации, составляющей КТ, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

— учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей КТ, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

— регулирование отношений по использованию информации, составляющей КТ, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

— нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую КТ, грифа «Коммерческая тайна».

Комплекс мер по обеспечению защиты конфиденциальной информации включает:

— разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

— ограничение доступа к носителям информации, содержа-щим КТ;

— ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

— использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

— осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению КТ.

Допуск работника к КТ предусматривает:

— ознакомление работника с законодательством РФ о КТ, предусматривающим ответственность за нарушение режима КТ;

— принятие работником обязательств по соблюдению установленного режима КТ;

— ознакомление работника с перечнем сведений, составляющих КТ предприятия, к которым работник будет иметь доступ;

— установление размера оплаты труда работника с учетом компенсации за взятые им на себя обязательства по соблюдению режима хранения КТ; размер такой компенсации устанавливается путем соглашения между работником и предприятием;

— создание работнику необходимых условий для соблюдения установленного работодателем режима хранения КТ.

Все сотрудники предприятия должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:

— не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут ему доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определен трудовым договором;

— соблюдать доведенные до его сведения требования по за­щите КТ;

— не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;

— не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Приложение

к приказу директора ЗАО «ВИАЛ»

от 00.00.2004 №____

ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ,

составляющих коммерческую тайну

ЗАО «ВИАЛ»

Размер кредитов, которые взяла или собирается взять фирма.

Объем производства продукции (в месяц, квартал, год).

Наименования фирм-контрагентов.

Размер прибыли, получаемой за месяц, квартал, год.

Распределение прибыли.

Цели, задачи и тактика переговоров с деловыми партнерами.

Условия коммерческих контрактов, платежей, услуг.

Степень заинтересованности в приобретении товаров или услуг.

Заработная плата сотрудников предприятия.

Характер, репутация и другие данные о персонале предприятия.

Регионы сбыта продукции.

Направления маркетинговых исследований предприятия.

Директор             Подпись        В. И. Завьялов

М. П.

Рис. 12.2. Примерный перечень сведений,
составляющих коммерческую тайну предприятия

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее пяти лет после его увольнения.

Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему. Примерный перечень сведений, составляющих КТ предприятия, приведен на рис. 12.2.

В случае необходимости этот перечень может быть дополнен и также заверен подписью руководителя с проставлением новой даты.

Если сведения из «Перечня...» переносятся в документы, то документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия.

12.2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении КТ предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих КТ, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами, помеченными грифом «КТ», является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия. Эти лица несут персональную ответ­ственность за утерю документов или утечку информации.

Все документы, содержащие КТ или конфиденциальную информацию, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства). Например:

Коммерческая тайна

Экз. № 1

Закрытое акционерное общество

«Парфюм-интер»

Ул. Ордынка, 36

Москва 127450

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

При передаче документов, содержащих КТ, в органы государ­ственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке.

В тексте документа также могут быть оговорены конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т. п. Например, если КТ является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в договоре. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, пред­усмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указываются количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «Подпись» и «Отметка об исполнителе»). Например:

Составлен в 2 экз.:

экз. № 1 — в адрес;

экз. № 2 — в дело № 1-7.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф «КТ», руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом. Например:

Разрешаю:

1. Е. М. Лаврову

2. А. Л. Казакову

Подпись руководителя

Дата

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно в специально отведенном помещении (на рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, электронные файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ”». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ» (см. рис. 12.3 и 12.4). Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала на заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Рис. 12.3. Оформление страниц журнала регистрации документов с грифом «КТ»

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяются целостность упаковки корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начало дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конец — заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ”».

Рис. 12.4. Оформление страниц журнала учета выдачи документов с грифом «КТ»

Работник, получивший от секретаря-референта документ с грифом «КТ», должен сверить номер документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руковод­ства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).

При возврате документа с грифом «КТ» секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа. Передача документов и дел другим работникам предприятия производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел документов с грифом «КТ» или перемещение их из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ”».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т. п. с принятием необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном для этого помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет, отмечаются в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом "КТ”». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограниченным, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностных лиц, ответственных за документы. Все бракованные копии документов забираются ими и подлежат немедленному уничтожению.

При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих ограничений для работников предприятия:

— запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без письменного разрешения руководителя;

— запрещается знакомиться с документами, делами, инфор­мацией, содержащейся в компьютере, другим работникам пред­приятия;

— запрещается использовать информацию из документов, имеющих гриф ограничения доступа, в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях;

— запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам предприятия и работать на их компьютерах;

— запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией.

Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны, применяются условные (кодовые) заголовки дел или составляется отдельная номенклатура только на эти дела.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

— проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

— отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

— отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого полугодия.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставятся в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования.

Если розыск не принес положительных результатов, на утерянные документы составляется акт; в «Журнал регистрации документов с грифом "КТ”» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с гри­фом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не был установлен трудовым договором.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ к ним.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Руководитель предприятия по согласованию со службой без­опасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например: ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов и т. п.

12.3. Уничтожение документов

Документ, содержащий сведения конфиденциального характера, попавший в руки конкурентов, может нанести огромный ущерб фирме. Определенные виды информации — например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или договорах — нуждаются в особой защите. Причиной утечки информации могут стать копии и черновики документов, выброшенные в корзину для бумаг, небрежно разбросанные на рабочих столах и даже неправильно утилизированные документы, предназначенные для уничтожения. Поэтому так важно уничтожать документацию без возможности ее восстановления.

Для этой цели используются специальные устройства — уничтожители, или шредеры (от англ. to shred — резать, рвать).

Основными характеристиками шредеров являются:

— способ резки;

— производительность;

— ширина приемной части;

— уровень шума.

По способам резки уничтожители документов подразделяются на два типа: с параллельной резкой — на полосы различной ширины; с перекрестной (продольно-поперечной) резкой — на более мелкие фрагменты.

Шредер выбирается в зависимости от уровня секретности используемых на предприятии документов: чем выше степень измельчения уничтожаемого документа, тем сложнее его восстановить.

В соответствии с европейским стандартом уничтожения служебных документов DIN 32757 различают пять степеней секретности, представленных в табл. 12.1.

Таблица 12.1

Степени секретности служебных документов

Уничтожители подразделяются на следующие группы: персональные (для небольших офисов и индивидуальных рабочих мест); офисные (для отделов, малых и больших офисов); архивные (для уничтожения больших объемов документов).

Наиболее оптимальным выбором для средних и больших организаций являются офисные уничтожители IDEAL (Германия) моделей 2502СС, 260IMC, 3102CC и 4006СС. Они просты в управлении, надежны и долговечны, имеют малошумный двигатель, режущий механизм, устойчивый к скрепкам, и предназначены для уничтожения документов четвертой и пятой степени секретности.

Контрольные вопросы и задания

1. Какие сведения относятся к конфиденциальным?

2. Как классифицируются документы по грифу ограничения доступа?

3. Раскройте понятие «коммерческая тайна».

4. Каковы условия отнесения информации предприятия к коммерческой тайне?

5. Какие сведения относятся к коммерческой тайне?

6. Какие сведения не могут составлять коммерческую тайну?

7. Каковы особенности ведения документооборота конфиденциальных документов?

8. Каковы правила уничтожения конфиденциальных документов?