В деятельности любой организации возникает огромное количество различных служебных документов. Чтобы правильно распределить исполненные документы по делам, а при необходимости быстро их найти, формируется классификатор. Им является номенклатура дел организации.

Номенклатурой дел называют систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Виды номенклатур дел

Существуют три вида номенклатуры: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для определенных категорий организаций и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре. Она носит рекомендательный характер.

Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру. Индивидуальная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации в определенном календарном году. Она составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации, намечает группировку исполненных документов по делам, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основным учетным документом в делопроизводстве. Реквизиты номенклатуры дел:

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— место составления;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подпись;

— грифы согласования и утверждения.

10.1. Составление текста и систематизация заголовков в номенклатуре дел

Текст номенклатуры дел состоит из названий разделов. Чаще всего ими служат наименования структурных подразделений, например: 01 — канцелярия, 02 — плановый отдел и т. д. Названиями разделов номенклатуры дел могут быть и направления деятельности организации (01 — управление, 02 — планирование и т. д.), и должности руководителей и специалистов организации (01 — директор, 02 — заместитель директора по учебно-производственной работе, 03 — заместитель директора по учебно-воспитательной работе, 04 — заместитель директора по административно-хозяйственной части и т. д.).

ЗАО «Радио Ностальжи»                   УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                   Генеральный директор

25.12.2002  № 3                  Подпись   И. В. Арнаутов

на 2007 г.                            25.12.2006

Референт           Подпись        К. Ф. Розанова

Зав. архивом        Подпись        Л. В. Сотников

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2006 г.

Всего: 19 (девятнадцать) дел

Референт           Подпись        К. Ф. Розанова

Зав. архивом        Подпись        Л. В. Сотников

Рис. 10.1. Номенклатура дел предприятия

Внутри разделов дела размещаются по степени важности включенных в них документов и их взаимосвязи; вначале указываются организационно-распорядительные документы, затем документы по планированию и т. д.

Каждая графа таблицы должна быть правильно оформлена.

В первой графе проставляется индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела, например: «01-04», где 01 — индекс канцелярии, 04 — порядковый номер дела «Приказы директора по основной деятельности за 1997 г.».

Во второй графе [«Заголовок дела (тома, части)»] указываются заголовки дел. Они должны четко, в наиболее полной и конкретной форме отражать состав и содержание документов; могут иметь следующие элементы:

1. Название вида дела или разновидности документа, например: «Приказы директора по личному составу за 2006 г.», «Документы ревизий органами власти (акты, справки, докладные записки и др.)».

2. Название автора документа организации или структурного подразделения, например: «Переписка отдела сбыта с потребителями о сбыте продукции и выполнении заказов в 2006 г.».

3. Название адресатов или корреспондентов — организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы, например: «Переписка с АО "Квант” по вопросам поставки оборудования в 2006 г.».

4. Краткое содержание документов дела, например: «Переписка УПО с базовыми предприятиями об организации производственной практики учащихся в 2006 г.».

5. Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, например: «Переписка по вопросам реализации продукции с организациями Московской области».

6. Даты (период) составления документов дела, например: «Протоколы педсоветов за 2006 г.».

7. Указание на копийность документов дела, например: «Гарантийные письма. Копии».

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовок дела, содержащего переписку, обязательно должен включать сведения об адресате и вопросе переписки. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными организациями, последние обозначаются общим видовым названием, например: «Переписка со школами района по вопросу комплектования групп». Не допускаются заголовки типа «Разная переписка», «Общая переписка» и т. п.

Иногда используется термин «документы», но при этом необходимо в скобках указать их разновидность, например: «Документы ревизий финансовыми органами (акты, справки, докладные записки)». В заголовках дел документов одной разновидности необходимо эту разновидность указать во множественном числе. Название автора документов в этом случае указывается кратко, например: «Протоколы заседания кафедры».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), например: «План работы УПО на 2007 г.».

Заголовки дел, не завершенных в текущем году, вносят в номенклатуру дел организации на следующий год под тем же названием.

Графа 3, указывающая количество дел (томов, частей), заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 («Срок хранения дела и номер статьи по перечню») указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный) или другие документы.

Графа 5 («Примечание») заполняется в течение календарного года. В ней указываются названия перечней и других документов, используемых при определении сроков хранения дел, делаются отметки о переходящих на новый год делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дела в другую организацию, делаются отметки о переносе информации с традиционного носителя на электронный (индекс машиночитаемого документа) и др.

Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.

10.2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации

Номенклатура дел организации на предстоящий год составляется и оформляется в последнем квартале текущего года.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно (в последнем квартале) она уточняется, перепечатывается по установленной форме в не­обходимом количестве экземпляров с учетом отдельных изме­нений. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января текущего года.

Разрабатывается номенклатура дел службой документационного обеспечения организации или лицами, ответственными за документацию, на основе типовых и примерных номенклатур дел, типовых и ведомственных перечней со сроками хранения документов, основных правил работы архива и других документов.

Номенклатура дел согласовывается с экспертными комиссиями организации и государственного архива и утверждается руководителем организации.

В конкретную номенклатуру дел включаются все документы, которые образуются при деятельности организации в текущем году (не включаются печатные издания и техническая документация). В крупных организациях составляется сводная номенклатура дел, в которую включаются все дела структурных подразделений, общественных организаций и учреждения в целом.

Согласованная и утвержденная номенклатура дел организации печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения, второй используется этой службой в качестве рабочего, третий находится в ведомственном архиве, четвертый — в государственном архиве, куда документы поступают на постоянное хранение.

Выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел используются в работе структурных подразделений.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

Формирование дел

В соответствии с заголовками номенклатуры исполненные документы группируются в дела. Документы помещаются в дело, если они по своему содержанию соответствуют его заголовку.

Формированием дела занимаются лица, ответственные за документацию; контроль за правильным формированием дел возлагается на службу документационного обеспечения организации.

Документы организации группируются в дела по некоторым признакам, а внутри дела располагаются в определенной последовательности.

Признаки заведения дел:

1) номинативный (по названию разновидности документов).Так формируются в дела распорядительные документы, некоторые виды справочно-информационных документов, например: «Приказы директора по основной деятельности за 2006 г.»;

2) авторский (по названию автора документов дела), например: «Протоколы педсоветов УПО за 2006 г.»;

3) корреспондентский (по названию корреспондента), например: «Переписка с АО "Вымпел” по вопросам реализации продукции в 2006 г.»;

4) предметно-вопросный (в дело группируются разные документы, относящиеся к решению одного вопроса), например: «Учредительные документы фирмы (устав, договор учредителей и др.)»;

5) географический (по территориальной расположенности авторов), например: «Переписка с итальянскими фирмами по вопросу поставки обуви в 2006 г.».

С целью убыстрения поиска документы в деле располагаются в определенной последовательности:

— в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов) формируются в дела приказы, решения, служебные письма, телефонограммы и т. п.

— в порядке алфавита по фамилиям группируются лицевые счета по зарплате, анкеты и т. п.

— по номерам подшиваются накладные, квитанции, документы.

— в вопросно-логической последовательности подшиваются документы с приложениями, дата утверждения или составления которых может не совпадать с датой документа.

Основные правила формирования дел

При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

1. В дело помещают только исполненные документы. При этом они должны быть правильно оформлены (иметь определенный набор реквизитов, отметку об исполнении или надпись «В дело»).

2. Формируют дело из документов одного календарного года. Например, номенклатуру дел организации составляют и утверждают в последнем квартале предыдущего года, но относится она к документам текущего года. Исключения могут составлять переходящие дела (не законченные в текущем году, переходящие на следующий год) и личные дела (их формируют в течение всего периода работы какого-либо лица в данной организации).

3. Документы постоянного и временного хранения группируются в дела отдельно.

4. В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, она должна быть заверена по установленной форме. Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.

5. Документы, относящиеся к решению одного вопроса, группируются в одно дело.

6. В дело помещают основные документы и приложения к ним. Приложения присоединяют к основным документам независимо от даты их утверждения или составления.

7. Документы, имеющие гриф ограничения доступа, формируются в дела отдельно от остальных документов организации.

В дела не подшиваются документы, подлежащие возврату. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.

В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются их приложениями и группируются вместе с ними.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. При большом объеме приказов по личному составу разрешается группировать некоторые из них в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками хранения.

Переписка организации группируется, как правило, в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов больше, дело делится на тома, которые имеют одинаковый заголовок.

Дело, в которое подшиваются документы организации, представляет собой твердую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указываются:

— название организации;

— название структурного подразделения;

— номер дела по номенклатуре дел;

— заголовок дела по номенклатуре дел;

— дата (год формирования дела);

— количество листов (сведения заполняются в конце календарного года);

— срок хранения документов (в соответствии со статьей перечня).

Контрольные вопросы и задания

1. Для чего составляется номенклатура дел в организации и в подразделениях?

2. Перечислите виды номенклатур дел.

3. Как формируются разделы номенклатуры дел?

4. Как располагаются заголовки дел внутри разделов?

5. Как оформляются графы таблицы номенклатуры дел?

6. Какие требования предъявляются к оформлению заголовков дел?

7. Перечислите признаки заведения дел.

8. Как располагаются документы внутри дел?

9. Каковы основные правила формирования дел?