В методические указания включены 5 вариантов контрольных работ, которые распределяются между студентами по начальным буквам их фамилий следующим образом:

НАПИСАНИЕ РЕФЕРАТА

Реферат содержит, как правило, три части. Первая часть (введение) обычно посвящается постановке проблемы, являющейся темой реферата. Здесь рассматривается теоретическое и практическое значение данной проблемы (объем 1-3 стр.). Вторая часть является основной. Она обычно разделяется на несколько рубрик, каждой из которых дается отдельный подзаголовок. Здесь обсуждаются отдельные аспекты темы реферата. При этом желательно использовать не менее двух литературных источников, в которых имеются различные точки зрения на проблему. Наконец, в третьей части (заключении) желательно не только привести выводы из литературных источников, но и обозначить личное мнение автора реферата о современном состоянии и перспективах обсуждаемой проблемы.

ТЕМЫ РЕФЕРАТОВ

1. Реквизиты служебных документов, их состав, назначение и правила составления.

2. Порядок составления и оформления служебных документов.

3. Особенности ведения деловой переписки с зарубежными партнерами.

4. Основные аспекты ведения кадровой документации организаций.

5. Организация документооборота в организации.

6. Порядок регистрации и контроля документов в организации.

7. Активное делопроизводство, его особенности и характерные черты.

8. Исторический аспект развития системы государственного делопроизводства.

9. Бланки документов, их основные виды и порядок оформления.

10. Организация секретарской деятельности.

11. История развития системы государственного делопроизводства.

12. Делопроизводство в Древнерусском государстве.

13. Министерское делопроизводство.

14. Направления развития системы государственного делопроизводства.

15. Нормативно-методическая база делопроизводства.

16. Законодательство РФ в области делопроизводства.

17. Государственные стандарты на документацию.

18. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

19. Требования к изготовлению, учету, хранению бланков с воспроизведением государственного герба РФ, гербов субъектов РФ.

20. Характеристика и особенности оформления основных видов организационно-распорядительных документов.

21. Организация работы с отдельными видами документов.

22. Кадровая документация.

23. Организация архивного делопроизводства.

24. Автоматизация процесса документационного обеспечения.

25. Автоматизированные рабочие места сотрудников службы ДОУ.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что включает в себя понятие "делопроизводство"? С чем связано появление понятия "документационное обеспечение управления"? Какие способы документирования (запечатления информации) вам известны? В чем взаимосвязь понятий "информация" и "документ"?

2. Где закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству? Какое понятие "информации" используется документоведами и где оно закреплено? Какое из определений документа вы считаете наиболее полным и почему? Что понимается под юридической силой документа?

3. Что такое "система документации" и "унифицированная система документации"? Как вы понимаете процесс стандартизации документов? Как вы понимаете процесс унификации документов? Какие этапы прошло развитие отечественного делопроизводства?

4. В чем особенности приказного делопроизводства? В чем особенности коллежского делопроизводства (XVIII в.)? Назовите основные законодательные акты, определявшие порядок составления и оформления документов в учреждениях XVIII в. В чем особенности организации делопроизводства в XIX в.?

5. Какими путями шло регулирование делопроизводства в первые годы советской власти? Чем занимался Институт техники управления (ИТУ) в области делопроизводства?

6. Почему архивное ведомство берет на себя инициативу по методическому руководству делопроизводством в стране? В чем значение ЕГСД?

7. Когда начинается разработка ГОСТ на ОРД? Какие законодательные акты предписывают обязательность документирования информации? Какие требования к документам изложены в законодательных актах? Какие вопросы работы с документами регламентируются законодательными актами?

8. На кого возложено методическое руководство постановкой делопроизводства в стране? Каково значение ГСДОУ и что она регламентирует? Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству? Какое значение имеет ГОСТ Р 6.30-97? Требования к оформлению документов, его содержание?

9. Для чего составляются перечни документов с указанием сроков хранения? Какие нормативно-методические акты используют в работе с документами кадровые службы?

10. Кто разрабатывает нормативы времени на управленческие виды работ, и как они используются? Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?

11. Назовите основные виды бланков, применяемых в учреждениях социально-культурного сервиса и туризма? Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма? Чем отличается общий бланк от бланка для письма? Какие требования предъявляются к оформлению реквизита "наименование организации"?

12. Что входит в состав реквизита "справочные данные об организации"? Каковы порядок датирования документа и виды дат?

13. Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его проставления? Каков порядок адресования документа?

14. Какими способами оформляется утверждение документа?

15. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления? Какие требования предъявляются к заголовку?

16. Каков порядок оформления приложений к документу? Каков порядок оформления реквизитов "подпись" и "отметки о заверении копии"?

17. Как оформляется согласование документа? Каков порядок проставления на документах печатей?

18. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления? Укажите этапы подготовки документа?

19. Какие общие требования предъявляются к тексту документа? Как оформляется в тексте ссылка на другой документ?

20. Из каких смысловых частей состоит текст документа, и как они располагаются в тексте? В чем особенности оформления текстов бухгалтерских документов?

21. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере? Какие программы могут использоваться при подготовке документов на компьютере?

22. Какая постоянная информация должна быть заложена в компьютер для составления документов? Каковы особенности составления таблиц на компьютере?

23. Какие преимущества дает компьютер в оформлении текста? В чем особенность языка и стиля служебных документов?

24. Какое значение имеет значение орфографии при создании служебных документов? Каков порядок использования сокращений в служебных документах?

25. Каков порядок склонения сложных составных слов и числительных? Как сделать текст документа понятным и убедительным?

26. Какое значение имеет порядок слов в служебных документах? Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?

27. Назовите этапы редактирования? Каковы принципы редакторской правки?

28. Назовите виды редакторской правки? Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления?

29. Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления? В чем особенности составления и оформления протокола?

30. В чем особенности составления и оформления акта? Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок?

31. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению объяснительных записок? Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?

32. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению служебных писем? Каковы разновидности писем? Какие требования предъявляются к составлению и оформлению телеграмм?

33. Каковы особенности составления и оформления телефонограмм? Укажите возможные формы организации работы с документами. В чем достоинства и недостатки каждой из них?

34. Укажите типовые организационные структуры службы делопроизводства? Каковы цели и задачи службы делопроизводства?

35. Какие основные функции выполняет служба делопроизводства? Каков должностной и численный состав службы делопроизводства, как он рассчитывается? Какими нормативными документами регламентируется деятельность службы делопроизводства?

36. Какие требования предъявляются к Положению о службе делопроизводства? Какова структура текста Положения? Что закрепляется в должностных инструкциях работников службы делопроизводства? Какова структура текста должностной инструкции?

37. Каковы требования к инструкции по делопроизводству и структура ее текста? Для чего разрабатывается табель форм документов, какова методика его составления?

38. Что понимается под объектом документооборота, почему он увеличивается? Что входит в понятие документооборота?

39. Что влияет на организацию движения документов? Какие организационные документы определяют порядок движения документов в организациях социально-культурного сервиса и туризма?

40. Каковы основные правила организации документооборота? Какие основные потоки документов можно выделить в организациях социально-культурного сервиса и туризма и в чем их особенность?

41. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов? В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?

42. Назовите этапы работы исполнителя с документом. Какие требования предъявляются к обработке исходящих документов? Каковы правила обработки исходящих документов?

43. Какое значение имеет регистрация документов, и какое место она занимает в организации делопроизводства? Какие задачи выполняет регистрация документов?

44. Какие требования предъявляются к организации регистрации документов? Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации? Назовите формы регистрации документов? В чем достоинства и недостатки журнальной формы регистрации документов?

45. В чем достоинства и недостатки карточной системы регистрации документов? В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов? Какие сведения о документе при автоматизированной системе регистрации вводятся автоматически, и какие – из раскрывающихся списков? В чем преимущества автоматизированной системы регистрации?

46. Какое значение имеет информационно-справочная работа в организации документационного обеспечения управленческой деятельности? Какая информационно-справочная работа связана с регистрацией документов?

47. В каких формах может быть организована информационно-справочная работа в учреждении? Назовите наиболее типичные виды запросов по документам?

48. Как строится информационно-справочная картотека в традиционной форме, ее разделители? В чем преимущество ведения информационно-справочной работы в автоматизированном режиме?

49. По каким данным о документе может наводиться справка в автоматизированном режиме? Какое место занимает контроль за исполнением документов в управленческой деятельности?

50. Что такое сроковый контроль? Какие процедуры составляют технологию ведения срокового контроля? Что такое текущий контроль? Что такое предупредительный контроль? Что понимается под итоговым контролем? Какие формы контроля за сроками исполнения документов применяются в делопроизводстве?

51. Как строится и ведется сроковая картотека? В чем преимущество автоматизированной системы контроля за исполнением документов?

52. Какие виды отчетных документов по контролю могут быть построены в автоматизированном режиме? Какие документы понимаются под обобщенным названием "обращения граждан"?

53. В каких нормативно-методических документах закреплены требования к работе с обращениями граждан? В чем особенность ведения делопроизводства по обращениям граждан?

54. Каков порядок регистрации обращений граждан? Каковы сроки рассмотрения обращений граждан и порядок контроля за их исполнением?

55. Каков порядок группировки обращений граждан в дела, и каковы сроки их хранения? Что такое номенклатура дел? Для чего используется номенклатура дел? Каковы общие требования к номенклатуре дел? Назовите виды номенклатур дел? Каков порядок составления номенклатур?

56. Какие требования предъявляются к заголовкам дел? Каков порядок расположения заголовков дел в номенклатуре? Как определяются сроки хранения дел? Как оформляется номенклатура дел? Что понимается под формированием дел? Как располагаются документы внутри дела? Каков порядок хранения дел? Каков порядок выдачи документов и дел во временное пользование?

57. Что понимается под экспертизой ценности документов? Каковы основные критерии оценки документов? Кто проводит экспертизу ценности документов? Что входит в задачи и функции экспертных комиссий?

58. Каков порядок проведения экспертизы ценности документов? Как оформляется акт на уничтожение документов? Что входит в комплекс работ по оформлению дел? Как оформляются акт на уничтожение документов? Что входит в комплекс работ по оформлению дел? Как оформляются дела временного срока хранения?

59. Как оформляются дела постоянного и долговременного сроков хранения? Как оформляется лист-заверитель дела? Как оформляется обложка дела? Каков порядок составления и оформления описей дел? Каков порядок передачи дел в архив? Что понимается под хранением документов в электронной форме?

60. Какими путями документы могут поступать в автоматизированную систему делопроизводства? Каковы принципы упорядочения (систематизации) хранения файлов в компьютере?

61. Каков порядок организации хранения и доступа к документам в электронной форме? Как обеспечивается сохранность документов в электронной форме?

62. Для чего осуществляется резервное копирование? Для чего нужна антивирусная защита? В чем особенность электронного хранения документов? Каковы принципы построения архива в электронной форме?

63. В чем преимущества электронного архива? Характеристика делопроизводства в учреждениях Русского централизованного государства XV-XVII вв.

64. Характерные черты делопроизводства XVIII в. Характеристика делопроизводства высших и центральных государственных учреждений России в первой половине XIX в.

65. Опыт рационализации делопроизводства в отдельных ведомствах во второй половине XIX - начале XX в. Становление НОУТ и ее влияние на делопроизводство в 1920-1930 гг.

66. Работа органов Рабоче-крестьянской инспекции по рационализации делопроизводства. Институт техники управления, его научно-методическая и практическая деятельность. Проблемы совершенствования делопроизводства в 1950-1980-х гг. Их законодательная и нормативная регламентация.

67. Значение нормативно-методической регламентации делопроизводства. Состав современных действующих государственных нормативно-методических документов. Характеристика Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Состав информации.

68. Организационные формы делопроизводства. Их зависимость от специфики и организационной структуры учреждения. Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.

69. Организационная структура службы делопроизводства учреждений различных категорий. Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения.

70. Инструкция по делопроизводству в учреждении (организации). Ее значение, состав информации и порядок разработки. Должностной и численный состав делопроизводственной службы учреждения.

71. Должностные инструкции работников делопроизводственной службы. Состав информации и методика разработки. Должностные обязанности работников службы делопроизводства.

72. Документооборот. Определение, характеристика основных документопотоков. Правила организации документооборота учреждения.

73. Особенности документооборота современных учреждений. Правила приема и обработки поступающей корреспонденции, их влияние на организацию движения документов. Направление документов на исполнение.

74. Основные направления совершенствования документооборота. Задачи регистрации документов, ее организация. Формы регистрации документов.

75. Взаимосвязь процессов регистрации и контроля за сроками исполнения документов. Сравнительные характеристики форм регистрации документов. Состав информации.

76. Технология контроля за сроками исполнения документов. Организация справочно-информационной работы учреждений.

77. Законодательные акты, регламентирующие работу с письмами, жалобами, заявлениями граждан. Характеристика технологии работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан.

78. Проблема обеспечения сохранности документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Номенклатура дел, ее значение и применение в делопроизводстве.

79. Виды номенклатур дел, особенности их построения и применения. Методика составления номенклатуры дел. Значение номенклатуры дел в технологии работы с документами.

80. Формирование дел как технологическая операция делопроизводства. Правила формирования в дела документов отдельных категорий. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве. Задачи и порядок проведения.

81. Экспертные комиссии учреждений, их задачи и порядок работы. Значение перечня документов со сроками хранения как классификационного справочника. Его применение в делопроизводстве.

82. Подготовка дел учреждения к дальнейшему использованию. Описание дел постоянного и временного хранения. Описание дел постоянного и временного хранения. Виды описей, создаваемых при передаче дел в архив.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ (выполняется всеми студентами)

Задание 1

Изобразите  порядок  подготовки и прохождения приказа.

Задание 2

Начертите форму регистрационно-контрольной карточки.

Задание 3

Оформите обложку дела служебной переписки  с Агентством  по образованию за 2005 год.

Задание 4

Оформите лист-заверитель дела.

Задание 5

Оформите лист- заместитель, карту – заместитель, необходимые реквизиты дополните самостоятельно.

Задание 6

При приемке продукции по договору была выявлена недостача.  На основании акта приемки продукции оформите  претензионное письмо Вашего предприятия поставщику и исковое заявление в арбитражный суд. Необходимые реквизиты дополните самостоятельно.

Задание 7

При получении компьютеров по договору были сорваны сроки поставки. В момент получения была обнаружена недопоставка  принтеров и  сканера. Оформите акт приемки.

Задание 8

Оформите доверенность  на получение товарно-материальных ценностей (на свое имя).

Задание 9

Составьте и оформите телеграмму об ускорении сроков поставки копировально-множительного оборудования в связи с увеличением объемов работы.

Задание 10

Составьте письмо-запрос  в адрес компьютерной фирмы на приобретение определенного числа компьютеров.

Задание 11

Составьте должностную инструкцию (офис-менеджера, менеджера по персоналу, бухгалтера, кассира, товароведа).

Задание 12

Составьте и оформите докладную записку  о  необходимости премирования работников вашего подразделения.

ИТОГОВЫЙ ТЕСТ (выполняется всеми студентами)

1. Какое из приведенных определений соответствует понятию "документ"

a. документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

b. документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

c. документ - это доказательство, деловая бумага, служащая доказательством чего-нибудь, официальное письменное удостоверение личности, паспорт, акт, письменное свидетельство о чем-нибудь.

2. Какой из перечисленных реквизитов при оформлении должен соответствовать нормам, закрепленным в учредительном документе?

a. наименование вида документа;

b. наименование организации;

c. подпись;

d. оттиск печати.

3. Чем отличается общий бланк от бланка письма?

a. на бланке письма больше реквизитов;

b. на бланке письма меньше реквизитов;

c. ничем не отличается.

4. Выделите правильный вариант оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма:

a. МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА ТЮМЕНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

b. МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА

c. МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА

5. Дата документа оформляется

a. Словесно-цифровым способом;

b. Цифровым способом;

c. Цифровым или словесно-цифровым способом.

6. Выделите правильный вариант оформления "подпись", если документ оформлен на бланке письма организации:

a. Коммерческий директор

ООО "Престиж"     Личная подпись     В.А. Петров

b. Коммерческий директор

ООО "Престиж"   Личная подпись     Петров В.А.

c. Коммерческий директор  Личная подпись   В.А. Петров

7. Выделите правильный вариант оформления реквизита "отметка об исполнителе":

a. А.И. Сидорова         29-35-18

b. Сидорова А.И.         29-35-18

c. Сидорова Анна Ивановна          29-35-18

8. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает:

a. Фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату;

b. Фамилии исполнителей, подпись и дату;

c. содержание поручения, подпись и дату;

9. Реквизит "заголовок к тексту":

a. Оформляется на документах всегда, независимо от формата;

b. Оформляется на документах всегда, заголовок можно не составлять на документах, оформленных на бланках формата А5;

c. Оформляется на документах по усмотрению составите   ля.

10. Выделите правильный вариант оформления реквизита "адресат":

11. Выделите, в каком из видов документов не проставляется рек визит "наименование вида документа"

a. ЗАЯВЛЕНИЕ

b. ПИСЬМО

c. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

d. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

12. Если в тексте письма оформленном на бланке организации есть приложение, то:

a. приложение может быть оформлено в произвольной форме;

b. приложение может быть оформлено с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003;

c. приложение может быть оформлено только в тексте письма.

13. Реквизит "гриф согласования документа" размещается на документе:

a. в левом верхнем углу документа;

b. в нижней части документа;

c. в правом верхнем углу документа

14. Реквизит "отметка о контроле" не ставится в приказе по основной деятельности

a. запрещено ГОСТ Р 6.30-2003;

b. последний пункт приказа по основной деятельности содержит сведения о должностном лица, осуществляющем контроль исполнения этого документа;

c. в каждом пункте приказа определено должностное лицо, которое должно контролировать исполнение конкретного поручения.

15. В каком бланке дан наиболее полный перечень реквизитов предприятия?

a. бланк письма;

b. общий бланк;

c. бланк телеграммы.

16. Что является датой должностной инструкции:

a. дата ее составления;

b. дата ее подписания руководителем структурного подразделения;

c. дата ее утверждения руководителем организации.

17. Выделите, из каких разделов состоит текст приказа по основной деятельности:

a. констатирующей и распорядительной;

b. констатирующей и постановляющей;

c. констатирующей и предлагающей.

18. Какое слово используется, соединяя констатирующую и распорядительную части текста приказа:

a. ПОСТАНОВЛЯЮ;

b. ПРЕДЛАГАЮ;

c. ПРИКАЗЫВАЮ.

19. Можно ли оформлять и вести приказы по основной деятельности и по личному составу вместе, в одном деле?

a. можно;

b. нельзя;

c. можно, если предприятие не государственной формы собственности по усмотрению организации.

20. В какой последовательности оформляется вводная часть протокола, укажите правильный ответ -

a. председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня;

b. председатель, секретарь, присутствовали, приглашены, повестка дня;

c. председатель, секретарь, повестка дня, присутствовали, приглашены.

21. Основная часть протокола строится по схеме

a. слушали, выступили, голосовали, постановили (решили);

b. слушали, выступили, постановили (решили);

c. слушали, голосовали, постановили (решили);

22. Текст акта состоит из:

a. из водной и констатирующей части;

b. из водной, констатирующей части и распорядительной;

c. из водной и постанавливающей части;

23. Докладная записка -

a. это документ, в котором передаются сведения, необходимые вышестоящему руководителю;

b. это документ, адресованный вышестоящему руководителю, содержащий обязательное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

c. это документ, адресованный вышестоящему руководителю с информацией.

24. Какое из приведенных определений "документооборот" правильное:

a. документооборот - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационном журнале;

b. документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

c. документооборот - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

25. Выделите правильный вариант, когда регистрируется поступающий документ:

a. в день поступления;

b. в день подписания руководителем;

c. в день отправки ответа;

d. они не регистрируются.

26. Цель контроля исполнения документа состоит ....

a. в учете контролируемых документов;

b. в своевременном сборе необходимой информации об исполняемом решении;

c. в обеспечении своевременного исполнения документа.

27. Какой вид номенклатуры является обязательным для каждой организации?

a. типовая;

b. примерная;

c. конкретная

28. Экспертиза ценности документов проводится с целью –

a. учета документов в организации;

b. отбора документов на архивное хранение и установления сроков их хранения;

c. контроля при работе с документами в организации.